Các ứng dụng và phần mềm năng suất không dành riêng cho nơi làm việc, bao gồm cả ClickUp. Mặc dù phần mềm tổ chức và lập kế hoạch mạnh mẽ có vẻ đáng sợ do tính chất mạnh mẽ của nó, nhưng nó cung cấp mọi thứ bạn cần để quản lý danh sách việc cần làm tại nhà của mình.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nhiều hay ít tùy ý. Nếu bạn tò mò về cách sử dụng ClickUp làm công cụ năng suất cá nhân tiếp theo của mình, hãy tiếp tục đọc.
Tổng quan nhanh về cách hoạt động của ClickUp
ClickUp đúng như tên gọi của nó ở chỗ bạn thực sự có thể truy cập chỉ sau một cú nhấp chuột. Phần mềm năng suất rất dễ sử dụng.
Các nhà phát triển của nó đã đặt tên một cách khéo léo cho các mục trong cấu trúc tổ chức của nó và bạn không cần phải quá giàu trí tưởng tượng với các bố cục vì nó thực hiện hầu hết công việc cho bạn. Dưới đây là tổng quan nhanh về cấu trúc và thiết lập.
không gian
Trong Không gian làm việc chính của bạn, bạn sử dụng không gian để giữ các mặt hàng tương tự với nhau. Bạn có thể thêm Không gian cho bất cứ điều gì bạn thích, chẳng hạn như cải tạo nhà cửa, lập kế hoạch sự kiện, sở thích yêu thích của bạn, danh sách việc cần làm cá nhân, v.v.
Khi bạn tạo Không gian, menu cài đặt sẽ hướng dẫn bạn. Bạn có thể tạo bố cục tùy chỉnh hoặc chọn từ các mẫu khác nhau. Bố cục đã chọn sẽ áp dụng cho tất cả các Danh sách trong Không gian của bạn, nhưng bạn cũng có tùy chọn chỉnh sửa từng danh sách riêng lẻ.
Danh sách và nhiệm vụ
Tiếp theo, bạn điền vào Không gian của mình bằng các Danh sách và bạn điền vào các Danh sách này bằng nhiệm vụ. Ví dụ: trong Không gian cải tạo nhà của bạn, bạn có thể giữ Danh sách phòng bếp Và phòng tắmvì vậy bạn có thể theo dõi nhiệm vụ cho từng phòng một cách riêng biệt.
Tất cả các tác vụ trong Vùng làm việc của bạn đều có thể nhấp được và sau khi mở, bạn có thể thêm bao nhiêu chi tiết tùy thích. Đây là một nơi tuyệt vời để viết mô tả hoặc nhận xét ngắn gọn, thêm tệp đính kèm và sử dụng các công cụ cộng tác của ClickUps để tiết kiệm thời gian giao tiếp về dự án với những người khác.
Bạn cũng có thể bao gồm các nhiệm vụ phụ nếu muốn chi tiết hơn, nhưng hãy nhớ rằng đó là tùy chọn. Càng ít lần nhấp để truy cập thông tin thì càng tốt.
Cột
Các cột giúp bạn giữ thông tin nhất quán và có sẵn trong nháy mắt. Một số ví dụ về Cột bạn có thể sử dụng là:
- Danh sách thả xuống—hữu ích cho các trạng thái
- Chữ
- Ngày
- Con số
- hộp kiểm
- Các tập tin
- nhãn
- Con người—để quản lý cộng tác
Vì chúng rất tiện dụng nên bạn có thể dễ dàng sử dụng Cột. Tuy nhiên, các Cột không được sử dụng đúng mức có thể làm lộn xộn Danh sách của bạn, điều đó có nghĩa là sẽ mất nhiều thời gian hơn để tìm thấy những gì bạn cần. ClickUp cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để giúp bạn tối ưu hóa danh sách của mình:
- Ẩn cột—để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tiêu đề của nó và chọn tùy chọn từ cuối danh sách. Với tùy chọn này, bạn vẫn có thể tìm thấy trường và dữ liệu của trường khi bạn mở một tác vụ.
- Xóa từ danh sách—bạn cũng sẽ tìm thấy tùy chọn này bằng cách nhấp vào tiêu đề cột. Thao tác này sẽ xóa cột và dữ liệu của cột, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn muốn thực hiện điều đó trước khi tiếp tục. Ẩn nó có thể là cách an toàn hơn nếu bạn không chắc chắn.
- Sắp xếp lại các cột—nếu có thông tin bạn vẫn muốn hiển thị, nhưng bạn không sử dụng hoặc không cần nhiều, hãy nhấp và kéo thông tin đó sang bên phải danh sách của bạn. Điều tương tự cũng xảy ra với các mục bạn muốn xem trước, hãy để chúng gần tiêu đề nhiệm vụ hơn.
Thư mục
Các thư mục là tùy chọn trong ClickUp. Nếu bạn giữ nhiều Danh sách trong một Không gian, bạn có thể sắp xếp các mục tương tự vào một Thư mục để giúp định vị chúng nhanh hơn. Quay lại ví dụ cải tạo, bạn có thể giữ các thư mục để phân tách các dự án hoặc cấp độ bên trong và bên ngoài ngôi nhà của mình.
Hãy nhớ rằng bạn cần thực hiện càng ít bước để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm thì càng tốt. Những điều này hữu ích hơn khi làm việc với nhiều Danh sách và bạn có thể bao gồm nhiều Danh sách cho mỗi thư mục. Nếu bạn thấy mình có một số Danh sách ngẫu nhiên không thuộc về, bạn có thể để chúng ở trong Không gian của mình, thay vì tạo Thư mục cho các mục linh tinh.
Cách đặt Lời nhắc trong ClickUp
Tab Trang chủ của ClickUp hiển thị một trang tổng quan đơn giản. Tại đó, bạn có thể xem tổng quan nhanh về các tác vụ xung quanh Vùng làm việc của mình. Bên dưới Làm tiêu đề trong Công việc của tôi phần, di chuột qua các lựa chọn Hôm nay, Quá hạnVà Kế tiếp, và bạn sẽ thấy tùy chọn tạo lời nhắc.
Tiếp theo, gõ tin nhắn bạn muốn để lại cho mình, nhấp vào biểu tượng đồng hồ hoặc từ Hôm nay ở cuối bảng để đặt thời điểm bạn muốn nhận và nhấn CỨU. Bạn cũng có thể bao gồm tệp đính kèm bằng kẹp giấy, ủy quyền lời nhắc cho người khác bằng biểu tượng người hoặc thay đổi thời gian thông báo của bạn bằng chuông.
Nếu bạn làm việc với thời hạn, bao gồm cả Ngày Cột trong Danh sách của bạn là một cách khác để nhắc nhở bản thân bạn cần làm gì. Khi bạn thêm ngày, ClickUp sẽ tạo danh sách nhiệm vụ cho bạn trong phần Công việc của tôi, được sắp xếp theo ngày.
Cách tạo danh sách việc cần làm đơn giản trong ClickUp
Một mặt, Cột của ClickUp cực kỳ tiện dụng. Mặt khác, đôi khi chúng có thể tạo ra sự choáng ngợp nếu bạn không cần hoặc không biết phải làm gì với chúng. Bắt đầu từ quy mô nhỏ và xây dựng dần dần có thể là lựa chọn tốt hơn nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu. Hoặc có thể bạn chỉ muốn giữ mọi thứ đơn giản.
Để tạo danh sách việc cần làm tối thiểu, bạn có thể thêm cột Hộp kiểm bằng cách nhấp vào biểu tượng thêm ở trên cùng bên phải Danh sách của bạn và chọn nó từ menu. Sau đó, ẩn tất cả các cột khác của bạn bằng cách nhấp vào tiêu đề của chúng và chọn Ẩn cột.
Cách sử dụng Chế độ xem lịch trong ClickUp
Nếu bạn thấy hữu ích khi xem danh sách việc cần làm của mình ở định dạng lịch:
- Đi đến Xem ở đầu màn hình của bạn, ở bên phải tiêu đề Danh sách.
- Lựa chọn Lịch.
- Nhấp chuột Thêm lịch.
ClickUp cung cấp nhiều chế độ xem, chẳng hạn như một Bảng cho những người thích một hệ thống thẻ trực quan và Bàn, tương tự như dạng xem Danh sách nhưng cô đọng và tối giản hơn. Bạn luôn có thể khám phá các bố cục khác nhau để xem bố cục nào phù hợp nhất với mình, sau đó xóa bố cục bạn không muốn bằng cách di chuột qua tên của bố cục đó, nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh bố cục đó và chọn Xóa bỏ.
Hoàn thành công việc với ClickUp
Ngay cả khi bạn không sử dụng ClickUp cho công việc, bạn có thể đăng ký tài khoản miễn phí bao gồm mọi thứ bạn cần để tạo và sắp xếp danh sách việc cần làm của mình. Nó có sẵn ngay trong trình duyệt, trên máy tính để bàn và trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.
Đây là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch cho các nhiệm vụ và dự án, bất kể phạm vi như thế nào và trên hết, nó rất nhanh chóng và dễ dàng để bắt đầu.