Một loại phân nhóm nhiệm vụ, chủ đề ngày, là một phương pháp năng suất trong đó bạn dành một ngày để làm một loại nhiệm vụ cụ thể. Đối với nhiều người, đó là một cách đơn giản để tăng sự tập trung và cung cấp cấu trúc cho ngày làm việc của bạn.
Thêm vào đó, nhiều người cảm thấy dễ dàng hơn khi tập trung vào một loại hoạt động tại một thời điểm thay vì chuyển đổi giữa hai hoặc nhiều loại nhiệm vụ. Dưới đây là cái nhìn thấu đáo hơn về chủ đề ngày, cũng như cách nó có thể mang lại lợi ích cho khối lượng công việc của bạn.
Chủ đề ngày là gì?
Ý tưởng đằng sau chủ đề ngày rất đơn giản: dành một ngày mỗi tuần cho một khía cạnh cụ thể trong công việc của bạn. Đối với những người đã quen với việc thực hành theo nhóm nhiệm vụ hoặc nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để thực hiện cùng một lúc, thì chủ đề ngày về cơ bản là bước tiếp theo. Đó là tất cả về việc thúc đẩy sự tập trung và hiệu quả của bạn.
Ví dụ: bạn có thể dành các ngày thứ Ba để quản lý mạng xã hội và cập nhật email, đồng thời dành các ngày thứ Năm để kết nối mạng. Đối với một số loại công việc nhất định, dành vài ngày cho một chủ đề cụ thể mỗi tuần có thể là điều hợp lý nhất.
Trong mọi trường hợp, chủ đề ngày cho phép bạn tập trung vào tất cả các nhiệm vụ tương tự cùng một lúc, một chiến thuật phổ biến trong giới năng suất được gọi là làm một nhiệm vụ. Trên thực tế, mọi người thường làm việc hiệu quả hơn khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm, trong khi đa nhiệm có xu hướng không hiệu quả, theo đại não. Chủ đề ngày đưa sự tập trung đó lên cấp độ tiếp theo.
Khi nào chủ đề ngày hữu ích nhất?
Đối với những người xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau trong suốt một tuần làm việc, chủ đề ngày có thể giúp thiết lập sự tập trung cho mỗi ngày. Tùy thuộc vào dòng công việc của bạn, chủ đề của mỗi ngày có thể thay đổi khá nhiều. Việc quyết định nhóm nhiệm vụ nào với nhau hoàn toàn tùy thuộc vào bạn, vì vậy có rất nhiều chỗ để cá nhân hóa.
Chẳng hạn, các nhà văn tự do có thể dành ngày thứ Hai để quảng cáo chiêu hàng, ngày thứ Ba viết bản nháp đầu tiên, ngày thứ Tư sửa lại bài báo của họ và ngày thứ Năm để quảng bá tác phẩm của họ. Trong khi đó, một người điều hành một tổ chức phi lợi nhuận có thể dành ngày thứ Hai để lập kế hoạch gây quỹ, thứ Ba để tổ chức tình nguyện viên và thứ Tư để lập kế hoạch sự kiện. Tất cả phụ thuộc vào nhu cầu của bạn cho một nghề nghiệp cụ thể.
Đối với nhiều loại công việc (hoặc học tập), cách tiếp cận này có thể làm giảm sự mệt mỏi khi đưa ra quyết định, tránh mất động lực do chuyển đổi nhiệm vụ và thêm sự đa dạng cho tuần làm việc của bạn. Đó cũng chỉ là một cách hiệu quả để sắp xếp và hoàn thành công việc.
Ngoài công việc, bạn cũng có thể sử dụng chủ đề ngày trong cuộc sống hàng ngày. Ví dụ, dành các ngày thứ Hai để lập kế hoạch bữa ăn, thứ Ba để nấu ăn theo mẻ và thứ Tư để giặt giũ. Nó cũng hữu ích cho việc ngăn chặn các ngày rảnh rỗi, vì vậy bạn có thể đánh dấu các ngày thứ Bảy để dành thời gian cho gia đình chẳng hạn. Phần lớn, chủ đề ngày là một cách hữu ích để sắp xếp bất kỳ hoạt động nào vào lịch trình của bạn.
Làm thế nào để bạn bắt đầu chủ đề ngày?
Luôn có tùy chọn để ghi lại lĩnh vực trọng tâm hàng ngày của bạn trong một kế hoạch giấy hoặc lịch, có thể với một vài bút đánh dấu hoặc bút đánh dấu để tạo sự tinh tế. Tuy nhiên, nhiều ứng dụng và phần mềm lập kế hoạch phổ biến rất phù hợp với chủ đề hàng ngày.
Dưới đây là tổng quan về các loại ứng dụng hoạt động tốt với phương pháp năng suất này, bắt đầu với ClickUp.
1. Sử dụng ClickUp cho Chủ đề Ngày
Nhờ chế độ xem lịch tiện dụng, việc tạo các ngày theo chủ đề trong ClickUp rất dễ dàng. Từ Trang chủ màn hình, chạm vào Thêm nút để tạo một nhiệm vụ mới. Đặt tên cho nó, sau đó chạm vào Thêm ngày cái nút. Chọn một Ngày đáo hạn trên lịch, sau đó chạm vào thêm định kỳ cái nút.
Tiếp theo, chọn các hàng tuần tùy chọn cho lịch trình theo chủ đề ngày truyền thống hoặc tạo một thiết lập tùy chỉnh. Quyết định xem bạn muốn nhiệm vụ tiếp theo xuất hiện khi nhiệm vụ đầu tiên được hoàn thành hay đóng lại. Ngoài ra còn có tùy chọn để nó hoạt động theo lịch trình. (Khi làm việc với tùy chọn đã lên lịch, các nhiệm vụ được hoàn thành trước thời hạn sẽ tự động tạo nhiệm vụ của tuần tiếp theo.)
Cuối cùng, đảm bảo rằng tái diễn mãi mãi nút được bật và ngày theo chủ đề của bạn đã sẵn sàng. Lặp lại điều này cho đến hết tuần của bạn và bạn sẽ sớm có thiết lập chủ đề ngày cho ngày làm việc của mình trong ClickUp.
Tải xuống: Nhấp lên cho iOS | Android (Miễn phí, đăng ký có sẵn)
2. Sử dụng Lịch: Công cụ lập kế hoạch & Công cụ tổ chức Chủ đề Ngày
Trong khi đó, hầu hết các ứng dụng lập kế hoạch cũng sẽ hoạt động tốt cho chủ đề trong ngày. Chẳng hạn, ứng dụng Lịch: Công cụ lập kế hoạch & Trình tổ chức phổ biến giúp việc tạo các ngày theo chủ đề trở nên dễ dàng (và thực sự là khá thú vị).
Đầu tiên, chạm vào Thêm để tạo một sự kiện mới. Đặt tên cho nó, sau đó cuộn đến Lặp lại nút ở dưới cùng của màn hình. Lựa chọn hàng tuần và nhấn lưu. Lặp lại các chủ đề và ngày làm việc còn lại của bạn, và ngay lập tức, bạn sẽ có những ngày theo chủ đề đáng giá trong một tuần sẵn sàng hoạt động.
Ngoài ra còn có tùy chọn mã màu mỗi ngày của bạn cho tổ chức cấp độ tiếp theo. Ứng dụng Lịch cung cấp nhiều tùy chọn để cá nhân hóa, vì vậy hãy sử dụng ứng dụng này và tạo lịch biểu phù hợp với ngày làm việc cũng như sở thích thẩm mỹ của bạn. Ứng dụng yêu cầu đăng ký; tuy nhiên, bạn có một tuần miễn phí để dùng thử trước.
Tải xuống: Lịch: Công cụ lập kế hoạch & Tổ chức cho iOS (Yêu cầu đăng ký, dùng thử miễn phí)
3. Sử dụng Công cụ lập kế hoạch thời gian cho Chủ đề ngày
Cuối cùng, ứng dụng Time Planner: Schedule & Tasks là một lựa chọn chắc chắn khác.
Từ Lịch trình màn hình, chạm vào nút dấu cộng để tạo sự kiện mới. Đặt tên cho hoạt động, sau đó chọn một ngày trên lịch. chọn lặp đi lặp lại tính năng, sau đó tuần. Đánh dấu bất kỳ ngày nào bạn muốn lặp lại nhiệm vụ. Chạm vào đánh dấu ở góc trên bên phải để lưu nó và hoạt động theo chủ đề của bạn đã sẵn sàng hoạt động.
Phiên bản miễn phí của ứng dụng chứa rất nhiều chức năng (và cũng không có quảng cáo gây phiền nhiễu). Bạn có thể thiết lập số lượng danh mục và nhiệm vụ không giới hạn. Tuy nhiên, phiên bản cao cấp tùy chọn bao gồm lời nhắc bổ sung, số liệu thống kê chi tiết và khả năng thêm tệp đính kèm. Chọn bất kỳ phiên bản nào phù hợp với nhu cầu của bạn nhất.
Tải xuống: Công cụ lập kế hoạch thời gian: Lịch trình & Nhiệm vụ cho Android (Miễn phí, mua trong ứng dụng có sẵn)
Hãy thử chủ đề ngày để tập trung hơn trong ngày làm việc của bạn
Nếu bạn có nhiều nhiệm vụ khác nhau cho công việc và phần còn lại của cuộc sống, chủ đề trong ngày là một cách tuyệt vời để nhóm các hoạt động tương tự lại với nhau và hoàn thành chúng trong một lần. Đối với cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn, chủ đề ngày là một cách hiệu quả và mới lạ để giải quyết tất cả các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn.