Cách tùy chỉnh email trả lời trong Outlook

Dưới đây là các bước để tạo mẫu trả lời nhanh trong Outlook:

1. Khởi chạy Outlook và đảm bảo rằng bạn có Trang chủ tab đã chọn.
2. Chọn tài khoản email bạn muốn tạo mẫu trả lời nhanh. Nếu bạn có nhiều địa chỉ email trong Outlook, bạn sẽ phải viết một mẫu trả lời nhanh cho từng địa chỉ.
3. bên trong bước nhanh nhóm, bấm vào Tạo mới.

   

4. Đặt tên cho Bước Nhanh trong Tên hộp văn bản – chúng ta đã đặt tên cho chúng ta Trả lời nhanh.

   

5. bên trong hành động phần, nhấp vào Chọn một hành động thả xuống và chọn Hồi đáp.

   

6. Nhấn vào Hiển thị tùy chọn liên kết trực tiếp bên dưới trình đơn thả xuống để hiển thị thêm các trường.
7. Để thực hiện hướng dẫn này nhanh chóng và dễ dàng, bạn có thể rời khỏi mọi trường khác, chẳng hạn như ĐẾN Và Chủ thể, như hiện trạng—hoặc Outlook sẽ tự động điền nó dựa trên bản chất của email gốc hoặc giá trị mặc định sẽ được áp dụng. Tuy nhiên, hãy nhập tin nhắn bạn muốn gửi đi trong Chữ hộp văn bản.

   

8. Nhấp chuột Hoàn thành.

Khi bạn muốn gửi chính xác tin nhắn này cho ai đó, chỉ cần mở email của họ và nhấn Trả lời nhanh hoặc bất cứ điều gì bạn đặt tên cho nó trong Thao tác nhanh nhóm. Để biết thêm các cách làm việc hiệu quả hơn khi sử dụng ứng dụng email này, vui lòng đọc hướng dẫn của chúng ta về các phương pháp hay nhất để tăng cường quy trình làm việc của bạn trong Outlook.

Cách thay đổi giao diện của thư gốc trong Outlook

Khi trả lời hoặc chuyển tiếp thư, bạn có thể loại trừ thư gốc hoặc thay đổi giao diện của thư để hiển thị rõ ràng hơn vị trí kết thúc thư và thư đầu tiên bắt đầu. Bạn cũng có thể đính kèm email gốc nếu không muốn một email lộn xộn.

Để làm điều đó, hãy làm theo các hướng dẫn dưới đây:

1. Trong Outlook, bấm vào Tài liệu ở góc trên cùng bên trái.
2. Trên menu bên trái, nhấp vào Tùy chọn.

   

3. Lựa chọn Thư trong ngăn bên trái.
4. Cuộn xuống Trả lời và chuyển tiếp phần cho đến khi bạn nhìn thấy Khi trả lời tin nhắn Và Khi chuyển tiếp một tin nhắn các menu thả xuống.
5. Theo mặc định, menu thả xuống sẽ được đặt thành Bao gồm văn bản tin nhắn gốc. Tuy nhiên, bạn có thể mở rộng chúng và chọn Không bao gồm tin nhắn gốc, Đính kèm thư gốc, Bao gồm và thụt lề thư gốchoặc Tiền tố mỗi dòng của tin nhắn gốc.

   

Đây là những gì các tùy chọn khác làm:

• Không bao gồm tin nhắn gốc: Gửi tin nhắn trả lời hoặc chuyển tiếp của bạn mà không có văn bản từ email ban đầu.
• Đính kèm thư gốc: Bao gồm văn bản từ email gốc dưới dạng tệp đính kèm.
• Bao gồm và thụt lề thư gốc: Điều này bao gồm văn bản từ email ban đầu, nhưng nó sẽ được thụt vào bên phải—giống như nhấn Tab nhập vào mỗi dòng của tin nhắn gốc.
• Tiền tố mỗi dòng của tin nhắn gốc: Điều này giống như thụt lề thư ban đầu. Nhưng thay vì có một khoảng trống, sẽ có một ký tự để biểu thị vị trí bắt đầu của mỗi dòng trong email ban đầu.

Cách thay đổi địa chỉ trả lời địa chỉ email của bạn trong Outlook

Thay đổi địa chỉ trả lời cho email trong Outlook có nghĩa là mọi thư trả lời được gửi tới tài khoản đã chọn sẽ được chuyển hướng tới tài khoản khác.

Đây là cách để làm điều đó:

1. Trong Outlook, bấm vào Tài liệu ở góc trên cùng bên trái.
2. Bấm vào Cài đặt tài khoản để mở rộng menu, sau đó chọn Cài đặt tài khoản.

   

3. Trong cửa sổ bật lên, bấm vào địa chỉ email bạn muốn chỉnh sửa, rồi bấm vào Thay đổi (nó nằm trong menu bên dưới các tab). Bạn cũng có thể chỉ cần nhấp đúp vào địa chỉ email.

   

4. Trong hộp văn bản bên cạnh địa chỉ trả lờinhập địa chỉ email bạn muốn chuyển hướng email đến.

   

5. Nhấp chuột Kế tiếp để áp dụng các thay đổi.

Làm cho tùy chỉnh trả lời của Outlook hoạt động cho bạn

Bằng cách làm theo các hướng dẫn đơn giản ở trên, bạn có thể tùy chỉnh các câu trả lời trong Outlook một cách dễ dàng. Hướng dẫn nhỏ này hầu như không làm trầy xước bề mặt của mức độ tùy chỉnh mà Microsoft đã tích hợp vào ứng dụng email của mình. Tuy nhiên, nó đủ để giúp bạn bắt đầu tìm cách làm cho câu trả lời của mình rõ ràng và hiệu quả hơn.