Bạn đã ném bao nhiêu giấy vào thùng sau khi nhìn thấy những gì máy in tạo ra? Gặp phải sự cố khi in trong Excel thật khó chịu—đôi khi, điều đó thậm chí còn khiến bạn tức giận hơn nếu bạn không biết tại sao nó lại hiển thị sự cố đó.
Ném máy in ra khỏi cửa sổ văn phòng sẽ không giải quyết được vấn đề, nhưng việc tìm ra nguyên nhân và xử lý vấn đề sẽ giải quyết được. Vì vậy, chúng ta sẽ đề cập đến bảy vấn đề in phổ biến nhất mà bạn có thể gặp phải khi in bằng Excel và cách giải quyết chúng.
1. Lỗi “Chúng tôi không tìm thấy gì để in”
Nếu Excel Xem thử bản in không hiển thị cho bạn những gì bạn định in hoặc bạn thấy thông báo “Chúng tôi không tìm thấy gì để in” trong Xem thử bản inđó thường là do bạn đã vô tình đặt sai vùng in.
Đây là cách khắc phục sự cố này:
- Quay trở lại trang tính Excel của bạn.
- Nhấn vào Bố trí trang tab trong Dải băng Excel.
- Nhấp chuột Khu vực in.
- Nhấp chuột Xóa khu vực in.
Nếu bạn muốn in một phần của trang tính của bạn:
- Chọn phần bạn muốn in, sau đó nhấn Ctrl + P đi đến Xem thử bản in.
- bên trong Xem thử bản in (dưới Cài đặt), nhấp vào trình đơn thả xuống và chọn Lựa chọn in.
- Nhấn vào In ở trên cùng bên trái.
Nếu bạn muốn in trang tính hiện tại của mình:
- Nhấn Ctrl + P đi đến Xem thử bản in.
- bên trong Xem thử bản in (dưới Cài đặt), nhấp vào trình đơn thả xuống và chọn In trang tính đang hoạt động.
- Nhấn vào In ở trên cùng bên trái.
Nhưng tốt nhất bạn nên chọn vùng in và chọn Lựa chọn in bên trong Xem thử bản in vì nó cũng có thể khắc phục sự cố Excel in các trang trống.
2. Trang tính Excel được in của bạn quá nhỏ
Trong Excel Xem thử bản incó một tùy chọn chia tỷ lệ bên dưới Cài đặt. Nếu nội dung của trang tính Excel xuất hiện quá nhỏ khi in, điều đó có nghĩa là trang tính Excel được chia tỷ lệ để vừa với một trang.
Đây là cách làm cho tệp Excel của bạn được in lớn hơn trên giấy:
- Nhấn Ctrl + P đi đến Xem thử bản in.
- chọn Không được nhân rộng tùy chọn dưới Cài đặt.
- Bạn sẽ nhận thấy kích thước của bản in sẽ trở lại kích thước ban đầu (của trang tính).
3. Đường viền Excel không in
Excel không in đường viền (đường lưới) theo mặc định. Dưới đây là cách thay đổi cài đặt để in đường lưới trong Excel:
- TRONG Dải băng Excelnhấn vào Bố trí trang chuyển hướng.
- đi đến Tùy chọn trang tính phần. Bạn sẽ nhận thấy In hộp (dưới đường lưới) không được chọn.
- Kiểm tra In hộp.
- Nhấn Ctrl + P để mở Xem thử bản in. Bạn sẽ nhận thấy rằng nó hiện hiển thị các đường lưới.
4. Định hướng trang không chính xác
Nếu bạn không đặt đúng hướng trang, một số cột (hoặc hàng) có thể chuyển sang trang tiếp theo khi in. bạn nên chọn Phong cảnh hướng nếu bạn có một trang tính có nhiều cột hơn hàng. Ngược lại, Chân dung định hướng tốt hơn cho các trang tính có nhiều hàng và ít cột hơn.
Có nhiều cách khác nhau để thay đổi hướng trang trong Excel. Hãy tìm hiểu hai trong số đó:
Phương pháp 1: Đặt hướng trang trong bảng tính Excel
- đi đến Bố trí trang tab trong Dải băng Excel.
- bên trong Thiết lập trang phần, nhấp vào mũi tên thả xuống bên dưới Định hướng.
- Chọn hướng phù hợp.
Phương pháp 2: Đặt hướng trang trong Excel Print Preview
- đi đến Xem thử bản in qua ép Ctrl+P.
- Dưới Cài đặthãy thay đổi hướng trang thành Hướng dọc hoặc Định hướng phong cảnh, tùy thuộc vào hướng phù hợp với nội dung trang tính trên trang.
5. “Lề không vừa với kích thước trang.” Lỗi
Nếu Xem thử bản in hiển thị “Lề không vừa với kích thước trang.” thông báo, điều đó thường có nghĩa là Excel không thể tính tỷ lệ trang tính của bạn. Điều đó thường xảy ra nếu bạn có trình điều khiển máy in sử dụng tính năng Chia tỷ lệ trang Đặc tả giấy XML (XPS).
Để tránh gặp phải lỗi này, bạn có thể thay đổi trình điều khiển máy in (và sử dụng trình điều khiển không sử dụng tính năng XPS PageScaling) hoặc đặt tỷ lệ theo cách thủ công bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới.
- Nhấn vào Bố trí trang tab trong Dải băng Excel.
- Nhấn vào lợi nhuận mũi tên thả xuống trong Thiết lập trang phần.
- Nhấp chuột Ký quỹ tùy chỉnh để mở Thiết lập trang hộp thoại.
- đi đến Trang tab trong Thiết lập trang hộp thoại. Bạn sẽ nhận thấy rằng Phù hợp với tùy chọn được chọn.
- chọn Điều chỉnh tùy chọn và nhập số mong muốn (để đặt tỷ lệ phần trăm tỷ lệ).
- Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI.
6. Chiều rộng cột khác nhau khi in
Đôi khi, Exel Xem thử bản in sẽ hiển thị chiều rộng cột khác với những gì bạn nhìn thấy. Điều này thường xảy ra khi sử dụng phông chữ tỷ lệ với độ rộng khác nhau cho các ký tự khác nhau, chẳng hạn như Times New Roman, Georgia và Arial. Có hai cách để khắc phục lỗi này.
Thay đổi phông chữ
Thay đổi thành phông chữ không theo tỷ lệ (đơn cách nhau) như Courier New, Prestige Elite, Fixedsys và ProFont sẽ khắc phục sự cố. Để thay đổi phông chữ:
- Chọn tất cả các ô chứa dữ liệu.
- đi đến tế bào phần trong Trang chủ tab của Dải băng Excel.
- Nhấn vào Định dạng mũi tên thả xuống và nhấp vào định dạng ô.
- MỘT định dạng ô hộp thoại sẽ xuất hiện.
- đi đến Nét chữ của hộp thoại và chọn một phông chữ đơn cách theo ý thích của bạn.
- Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI.
Điều chỉnh thủ công các cột
Trong bảng tính Excel:
- Nhấn Điều khiển và chọn tất cả các tiêu đề của cột bạn muốn thay đổi kích thước.
- Nhấp chuột phải vào các cột đã chọn và nhấp vào Chiều rộng cột. Nhập chiều rộng mong muốn trong Chiều rộng cột hộp thoại. Ngoài ra, bạn có thể kéo đường bao của một trong các tiêu đề cột đến kích thước mong muốn.
- Chiều rộng của tất cả các cột đã chọn sẽ thay đổi.
- Nhấn Ctrl + P đi đến Xem thử bản in và xem liệu chiều rộng cột có xuất hiện chính xác hay không.
- Nếu không, hãy lặp lại quy trình cho đến khi chiều rộng cột được cố định trong Xem thử bản in.
7. Tùy chọn vùng in có màu xám
Các Khu vực in tùy chọn có sẵn trong Bố trí trang tab Thiết lập trang phần. Của bạn Khu vực in tùy chọn có màu xám (nghĩa là bạn không thể chọn nó), rất có thể là do bạn đã nhóm nhiều trang tính hoặc lưu tệp Excel với các trang tính được nhóm.
Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách tách nhóm các trang tính. Có hai cách để tách nhóm các trang tính:
- Chọn bất kỳ một trong các trang tính. Ví dụ, nếu bạn đang ở Tờ1 và Khu vực in là màu xám. Bằng cách chọn một trang tính khác (ví dụ: Tờ2 hoặc Tờ3), các Khu vực in sẽ hoạt động trở lại.
- Bạn cũng có thể kích hoạt Khu vực in bằng cách nhấp chuột phải vào các trang tính và chọn Bỏ nhóm các trang tính lựa chọn.
Khắc phục sự cố in Microsoft Excel của bạn
Bây giờ bạn đã biết một số sự cố in phổ biến trong Excel và cách giải quyết chúng, bạn có thể đảm bảo rằng ngày làm việc của mình diễn ra suôn sẻ.
Tất nhiên, có nhiều thứ để in bảng tính của bạn hơn là các vấn đề đơn thuần. Vì vậy, nếu bạn muốn tận dụng tối đa việc in bảng tính Excel, bạn nên tự làm quen với hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả, các tính năng của nó.