Sự lộn xộn kỹ thuật số thể hiện theo nhiều cách khác nhau, bao gồm máy tính để bàn lộn xộn, email chưa mở, tệp bị dán nhãn sai và hộp thư đến bận rộn. Chúng bắt nguồn từ một cuộc sống ảo lộn xộn.
Nếu bạn có xu hướng trì hoãn việc sắp xếp các tệp của mình, thì đã đến lúc thay đổi thói quen xấu của bạn. Điều này ảnh hưởng đến năng suất. Dưới đây là một số cách mà sự lộn xộn kỹ thuật số làm chậm quy trình làm việc của bạn, gây ra căng thẳng không cần thiết và khiến bạn mất tập trung khỏi trách nhiệm của mình.
1. Sắp xếp các tệp lộn xộn gây lãng phí thời gian
Hệ thống lưu trữ số vô tổ chức là do thói quen xấu gây ra. Hầu hết người dùng gửi các tệp khác nhau đến máy tính để bàn, tải xuống hoặc thư mục tài liệu ngẫu nhiên của họ. Mặc dù ban đầu có một số tài liệu bị thất lạc có vẻ dễ quản lý, nhưng chúng có thể nhanh chóng tăng lên nếu bạn không quản lý đúng cách.
Hãy nhớ rằng: chọn sự thuận tiện ngắn hạn sẽ tạo ra những nút thắt cổ chai dài hạn. Khi sự lộn xộn xâm chiếm các thư mục của bạn, việc định vị các tệp cụ thể sẽ mất nhiều thời gian hơn. Lấy bức ảnh trên làm ví dụ. Không có tệp nào trong thư mục này được đặt tên; bạn sẽ phải xem qua từng cái trước khi tìm thấy thứ mình cần.
Để khắc phục thói quen xấu này, hãy tập sắp xếp tập tin. Đảm bảo mọi ảnh, video hoặc tài liệu bạn lưu đều được chuyển trực tiếp vào đúng thư mục. Ngừng gửi chúng đến các thư mục tải xuống hoặc máy tính để bàn mặc định của bạn.
2. Sự bừa bộn gây mất tập trung
Để các tệp trong thư mục lưu mặc định của chúng làm lộn xộn màn hình của bạn. Trừ khi bạn chỉ định một đích đến mới, chúng sẽ tiếp tục điền vào các thư mục tải xuống, tài liệu hoặc máy tính để bàn của bạn. Chúng có thể chiếm toàn bộ màn hình của bạn nếu bạn không cẩn thận.
Kiểu lộn xộn này không chỉ trông khủng khiếp mà còn gây ra tình trạng quá tải thị giác. Tâm trí của bạn làm việc chăm chỉ hơn để xử lý nhiều thông tin khác nhau. Do đó, căng thẳng nhận thức gia tăng sẽ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, ngăn cản bạn thể hiện ở trạng thái tốt nhất và làm gián đoạn quá trình suy nghĩ của bạn.
Giải pháp tốt nhất là phát triển quy ước đặt tên tệp (FNC). Dán nhãn các tệp của bạn theo mục đích của chúng. Lý tưởng nhất là FNC của bạn nên minh họa nội dung, chức năng, tác giả và mức độ phù hợp với dự án – nhóm nội dung dựa trên điểm chung.
3. Tích trữ các chương trình phần mềm không sử dụng làm giảm tốc độ của thiết bị
Người bản địa kỹ thuật số cần một số phần mềm chuyên nghiệp và cá nhân. CÁC Công ty ứng dụng báo cáo rằng người dùng toàn cầu đã tải xuống 143 tỷ ứng dụng vào năm 2021. Việc thường xuyên dùng thử nhiều công cụ là điều bình thường.
Mặc dù số lượt tải xuống cao nhưng hầu hết các ứng dụng đều bị loại. thống kê nói 25% chỉ được sử dụng một lần. Đi qua thư mục tải xuống của bạn – bạn sẽ tìm thấy các chương trình mà bạn đã quên. Có thể bạn phải thử nghiệm một công cụ mới để làm việc, hoặc có thể một trò chơi thịnh hành đã khơi dậy sự tò mò của bạn.
Giữ các ứng dụng cũ tiện dụng có vẻ tiện lợi, nhưng chúng làm chậm thiết bị một cách đáng kể. Cài đặt chương trình chiếm không gian đĩa. Chúng sẽ vẫn tiêu thụ sức mạnh xử lý ngay cả khi bạn không chạy chúng thường xuyên.
Tốt nhất là ngừng tích trữ các chương trình không sử dụng. Trừ khi bạn thấy mình liên tục sử dụng thứ gì đó bạn đã tải xuống, hãy xóa nó. Chỉ cần cài đặt lại các ứng dụng đã xóa nếu cần.
4. Tài sản lộn xộn làm chậm quá trình theo dõi tác vụ
Người dùng có xu hướng chấp nhận các ứng dụng kinh doanh quá nhanh. Một báo cáo năm 2021 của Okta, Inc.. cho thấy 10% người sử dụng lao động ở Mỹ sử dụng hơn 199 công cụ làm việc. Có, mỗi chương trình cung cấp những lợi ích cụ thể. Nhưng việc tích hợp quá nhiều vào thói quen hàng ngày của bạn sẽ làm chậm quy trình làm việc của bạn – việc chuyển đổi giữa các nền tảng sẽ gây lãng phí thời gian.
Chỉ sử dụng những thứ bạn cần. Xây dựng và duy trì nhiều hệ thống gây ra căng thẳng nhận thức không cần thiết. Trong khi việc chuyển đổi các tab chỉ mất vài giây, thì việc tiếp thu thông tin mới cần ít nhất vài phút. Bạn sẽ khó tập trung nếu cứ nhảy giữa các nhiệm vụ.
Để hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, hãy đầu tư vào một nền tảng tập hợp tất cả các công cụ làm việc của bạn. Ví dụ: bạn có thể nhận được các công cụ quản lý dự án. Chúng cho phép bạn phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án, đưa ra thông báo trên toàn công ty và gửi tin nhắn riêng tư từ một nền tảng duy nhất.
5. Có nhiều tài khoản với thông tin đăng nhập khác nhau gây nhầm lẫn
Ngày nay, việc có nhiều tài khoản là điều bình thường. Xem xét các nền tảng truyền thông xã hội khác nhau, công cụ làm việc, hệ thống quản lý dự án, bản tin và nhà cung cấp dịch vụ email có sẵn, bạn có thể dễ dàng có hàng chục hồ sơ.
Thật không may, việc theo dõi nhiều thông tin đăng nhập là khó khăn. Nhiều người hài lòng với việc xác định các từ trong từ điển ngắn mà họ có thể dễ dàng nhớ dưới dạng mật khẩu. Avast thậm chí báo cáo rằng 83% người Mỹ sử dụng lại mật khẩu yếu trên tài khoản cá nhân và doanh nghiệp. Trong khi đáng nhớ, họ cũng không an toàn. Một hacker lành nghề có thể nhanh chóng phá vỡ các kết hợp phổ biến thông qua các phương pháp hack brute force.
Vui lòng chọn các chuỗi chữ và số dài làm mật khẩu. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc ghi nhớ chúng, hãy đầu tư vào một trình quản lý mật khẩu an toàn và đáng tin cậy để tự động điền vào các trang đăng nhập.
6. Giữ bí mật các tài liệu cũ khiến bạn có nguy cơ bị đánh cắp danh tính
Ngoài việc làm lộn xộn màn hình của bạn, các tệp không được sắp xếp còn ảnh hưởng đến bảo mật của bạn. Hồ sơ từ các cơ quan chính phủ, người sử dụng lao động, đối tác kinh doanh, tổ chức chăm sóc sức khỏe và ngân hàng thương mại chứa thông tin nhận dạng cá nhân bí mật (PII).
Lưu ý rằng bọn tội phạm có thể thực hiện các loại gian lận khác nhau với dữ liệu cá nhân này. Nếu các số nhận dạng trực tiếp như SSN, tên pháp lý đầy đủ và thông tin về chủ lao động của bạn rơi vào tay họ, thì không gì có thể ngăn họ đánh cắp danh tính của bạn. Họ thậm chí có thể đưa ra những khoản vay lớn mà bạn không hề hay biết.
Theo nguyên tắc chung, hãy thực hiện các bước bổ sung để bảo vệ các tệp bí mật. Mã hóa các thư mục của bạn, tránh gửi dữ liệu cá nhân qua email và xóa vĩnh viễn các tài liệu cũ bằng Máy hủy tài liệu.
7. Quá tải thông tin gây căng thẳng
Những người đa nhiệm thường mở hàng chục tab cùng một lúc. Họ đồng thời đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau để hoàn thành nhiều công việc hơn, nhưng trớ trêu thay, việc chuyển đổi bối cảnh chỉ giết chết năng suất. CÁC Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ cho biết sự căng thẳng về nhận thức của việc tiếp thu quá nhiều thông tin và nhảy giữa các nhiệm vụ khiến bạn làm việc kém hiệu quả. Bạn sẽ làm ít hơn vào cuối ngày làm việc.
Ngừng làm quá tải bộ não của bạn với dữ liệu. Tâm trí của bạn sẽ lang thang nếu bạn cứ nhìn thấy những nhiệm vụ ngẫu nhiên. Một phút trước, bạn đang hoàn thành một bài báo cho công việc và phút tiếp theo, bạn đang vô thức lướt qua các công thức nấu ăn cho bữa tối.
Thay vì để mở nhiều tài liệu, tệp và danh sách việc cần làm, hãy thu gọn và xếp chồng chúng cho đến khi bạn cần. Chỉ cần tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay. Bạn cần sự bình yên và tự do để bước vào trạng thái sáng tạo và hiệu quả.
Chủ nghĩa tối giản kỹ thuật số và tăng xếp hạng năng suất
Một không gian kỹ thuật số lộn xộn cũng gây hại như một chiếc bàn bừa bộn. Mặc dù việc sắp xếp các tệp ảo có vẻ tẻ nhạt, nhưng việc xem qua hàng trăm tệp, email và thư mục sẽ tốn nhiều năng lượng hơn. Để trở nên hiệu quả, hãy đảm bảo rằng bạn có thể điều hướng liền mạch các hệ thống kỹ thuật số của mình.
Cũng lưu ý rằng việc giải mã không chỉ là tổ chức tệp. Thay vì chỉ sắp xếp các thư mục của bạn vài tháng một lần, hãy kết hợp các phương pháp tối giản kỹ thuật số vào cuộc sống hàng ngày của bạn. Tạo thói quen duy trì một không gian ảo sạch sẽ.