Dù lịch trình của bạn như thế nào, việc giữ một lịch trình gọn gàng và hiệu quả là điều cần thiết để sống một cuộc sống khoa học và có tổ chức. Có một kế hoạch giúp bạn ít phải suy nghĩ hơn, giảm bớt sự choáng ngợp và giúp bạn diễn giải thời gian bạn có trong suốt cả tuần.
Nếu bạn muốn quản lý thời gian một cách nghiêm túc, điều quan trọng là chọn một hệ thống phù hợp với bạn. Trong thời đại công nghệ ngày nay, việc lựa chọn giữa việc sử dụng lịch kỹ thuật số hay sử dụng bút và giấy có thể là một lựa chọn khó khăn. Dưới đây là hướng dẫn về mọi thứ bạn cần biết về việc chọn lịch giấy hoặc lịch kỹ thuật số.
Lịch giấy so với Lịch kỹ thuật số: Ưu và nhược điểm của chúng là gì?
Có nhiều điều quan trọng cần xem xét khi chọn loại lịch nào là tốt nhất cho bạn. Bạn sẽ cần xem xét thói quen làm việc của mình, lượng thời gian rảnh mà bạn thường có và liệu lịch trình của bạn có linh hoạt hay tuân theo một thói quen. Hãy xem xét một số yếu tố chính cần xem xét khi bạn chọn giữa lịch giấy hoặc lịch kỹ thuật số.
1. Hiệu quả
Trước khi quyết định loại lịch nào phù hợp với bạn nhất, điều quan trọng là phải xem xét lý do tại sao bạn sử dụng nó ngay từ đầu. Một trong những lợi ích chính của lịch là chúng cho phép bạn ghi nhớ mọi thứ mà không cần phải suy nghĩ lại nhiều lần về những gì trong lịch trình của bạn.
Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về lịch trình của mình, lịch giấy có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn. Theo nghiên cứu từ Đại học Tokyo ghi chú trên giấy thay vì thiết bị kỹ thuật số đã cải thiện lợi ích cho trí nhớ của bạn.
Nhận thức rõ ràng về lịch của bạn sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Bạn sẽ hiểu rõ mình có bao nhiêu thời gian rảnh và biết mình nên nói “có” và “không” với điều gì. Khi hiểu rõ hơn về lịch trình của mình, bạn sẽ có được góc nhìn rộng hơn giúp bạn diễn giải thời gian bạn có trong suốt cả tuần.
2. Dễ dàng
Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét khi lựa chọn giữa lịch giấy hoặc lịch kỹ thuật số là mức độ dễ sử dụng và bảo trì của nó. Khi tạo các sự kiện mới, không gì bằng việc thêm một tác vụ mới vào ứng dụng lịch của bạn.
Lịch Google (Google Calendar) là một trong một số ứng dụng lịch bao gồm chức năng Lặp lại (Repeat). Điều này hữu ích nếu, giống như nhiều người khác, bạn có một lịch trình lặp lại và muốn tiết kiệm công sức viết ra những thứ giống nhau theo cách thủ công mỗi tuần. Sử dụng lịch kỹ thuật số, bạn cũng có thể thêm các chi tiết chính của các sự kiện (chẳng hạn như vị trí và khung thời gian của chúng) nhanh hơn nhiều so với việc viết chúng ra.
Tải xuống: Lịch Google cho Android | iOS (Miễn phí)
3. Khả năng tiếp cận
Khả năng truy cập là một đặc điểm mạnh mẽ của lịch kỹ thuật số. Không có gì tuyệt vời hơn khi có quyền truy cập vào lịch biểu của bạn trên bất kỳ thiết bị nào bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang đi làm hoặc đang vội, hãy ưu tiên kiểm tra nhanh lịch của bạn. Việc có thể thêm các sự kiện kịp thời cũng rất quan trọng nếu bạn có lối sống làm việc bận rộn.
Điện thoại thông minh sẽ là “vật bất ly thân” cứu cánh lúc này vì bạn sẽ không bao giờ rời khỏi nhà mà không có nó. Mang theo lịch bàn hay lịch giấy và bút ở mọi nơi bạn đến có thể gây bất tiện, điều này làm cho lịch kỹ thuật số trở thành ứng cử viên chiến thắng cho các mục đích trợ năng.
4. Khả năng trình bày
Có rất nhiều lợi ích của việc có một lịch có thể trình bày. Một lịch được sắp xếp gọn gàng sẽ cho bạn cái nhìn tốt nhất, chính xác nhất về tuần tới. Nhận thức là chìa khóa khi xem lịch trình của bạn. Thời gian không phải lúc nào cũng phù hợp với những gì nó trông như thế nào. Đây là lý do tại sao trình bày quan trọng.
Lịch Google cung cấp nhiều tùy chọn để thay đổi chế độ xem lịch của bạn. Các chế độ xem theo Ngày là tốt nhất để lập kế hoạch ngắn hạn và xem ngày sắp tới trông như thế nào. Các chế độ xem 3 ngày là một lựa chọn trung bình tốt để hiểu rõ hơn về vài ngày sắp tới. Bạn có thể vuốt sang trái hoặc phải để chuyển đổi giữa các ngày hoặc nhấn vào tiêu đề của một ngày để phóng to ngày đó.
Chế độ xem khá hạn chế được thấy trong các lựa chọn thay thế Lịch Google là chế độ xem hàng tháng. Điều này có thể bị nhồi nhét nếu bạn có nhiều sự kiện mỗi ngày, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động. Thay vào đó, bạn có thể chọn một tấm lịch treo tường khổ lớn để treo trong phòng ngủ của mình.
5. Sáng tạo
Yếu tố này phụ thuộc vào loại người của bạn. Bút và giấy mang đến khả năng sáng tạo không giới hạn, lý tưởng nếu bạn là người ghi chú sáng tạo. Mặt khác, sử dụng kỹ thuật số là tốt nhất nếu bạn là người lý trí và thích giữ mọi thứ nhất quán.
Mẫu lịch trên Canva là một lựa chọn tốt để lập lịch kỹ thuật số sáng tạo. Các mẫu cho phép bạn giảm thiểu việc sắp xếp thời gian bằng cách đưa ra một lịch trình thống nhất. Điều này cắt bỏ quá trình tạo cấu trúc của riêng bạn từ đầu.
Nếu bạn đang tìm kiếm một loại lịch có tính tùy chỉnh cao, việc chọn lịch giấy thay vì lịch kỹ thuật số sẽ phù hợp với bạn nhất. Bằng cách này, bạn có thể tạo các sự kiện ở bất kỳ định dạng nào bạn muốn. Bạn có thể cảm thấy bị hạn chế bởi các mẫu được cung cấp trong ứng dụng lịch—việc chỉ có quyền truy cập vào các chi tiết được cung cấp trong ứng dụng (chẳng hạn như ngày, giờ và địa điểm) có thể bị hạn chế nếu bạn muốn bổ sung thêm chi tiết cho các sự kiện của mình.
Tải xuống: Canva cho Android | iOS (Có sẵn phiên bản miễn phí, cao cấp)
Một số lợi ích đáng chú ý của lịch kỹ thuật số
Dù bạn nghĩ gì về lịch kỹ thuật số và lịch giấy, chắc chắn có một số điều mà lịch kỹ thuật số mang lại mà lịch giấy thì không. Dưới đây là một vài trong số họ:
1. Chia sẻ lịch của bạn với người khác
Nếu bạn đang làm việc trong một tổ chức, việc chia sẻ lịch của bạn với các nhân viên khác sẽ rất có lợi. Calendly cung cấp một giải pháp hiệu quả để chia sẻ lịch trình của bạn với người khác, kiểm tra tính khả dụng của bạn và tạo các sự kiện được chia sẻ.
Bạn có thể tạo các sự kiện trực tiếp và tổ chức các sự kiện nhóm. Điều này cung cấp một phương pháp giao tiếp liền mạch giữa bạn và nhóm của bạn.
Tải xuống: Calendly cho Android | iOS (Miễn phí, đăng ký có sẵn)
2. Đặt Lời nhắc cho Sự kiện
Nếu bạn hay quên, đôi khi có một lịch trình không đủ để đảm bảo bạn sẽ nhớ mọi thứ. Nhiều ứng dụng cung cấp công cụ nhắc nhở hữu ích để chuẩn bị tinh thần cho các sự kiện sắp tới mà không cần phải tìm kiếm trong lịch trình của bạn.
Để tạo lời nhắc sự kiện trong Lịch Google, hãy nhấn vào thêm (+) để tạo một sự kiện mới. Sau đó cuộn xuống và nhấn vào tiêu đề có nhãn Thêm thông báo. Tại đây, bạn có thể chọn cài đặt trước hoặc đặt lời nhắc tùy chỉnh mà bạn có thể nhận dưới dạng thông báo hoặc email.
3. Sử dụng Lịch với Email của bạn
Một tính năng hàng đầu khác của lịch kỹ thuật số là tích hợp email. Email là một phần không thể thiếu của nhiều nơi làm việc hiện đại, vì vậy việc sử dụng email cùng với lịch của bạn là điều dễ hiểu.
Đặc biệt nếu bạn đang ở trong một tổ chức lớn, việc quản lý đồng thời email và lịch của bạn có thể là một nhiệm vụ căng thẳng và quá sức. Lên lịch cuộc họp trong Microsoft Outlook rất dễ thực hiện và cắt giảm thời gian gửi hàng tá tin nhắn trực tiếp.
Tải xuống: Microsoft Outlook dành cho Android | iOS (Miễn phí, đăng ký có sẵn)
Loại lịch nào tốt nhất cho bạn?
Nếu bạn coi trọng thời gian của mình, thì lịch trình của bạn là một phần quan trọng trong cuộc sống của bạn, vì vậy, việc quan tâm đến cách bạn tiếp cận việc lập lịch trình là rất quan trọng. Hãy xem xét các yếu tố này để đưa ra quyết định quản lý thời gian tốt nhất cho công việc, xã hội và cuộc sống cá nhân của bạn.