Một trong những tính năng hữu ích nhất trong Excel là khả năng sắp xếp dữ liệu của bạn theo ngày. Có thể bạn cần sắp xếp ngày sinh của các thành viên trong gia đình để gửi thiệp, sắp xếp các giao dịch ngân sách hàng tuần cho cuối năm hoặc theo dõi doanh thu bán hàng theo tháng.
Trong Excel, có một số cách để sắp xếp các mục nhập của bạn theo ngày. Bạn có thể đặt dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần và bạn có thể sắp xếp theo ngày, tuần, tháng hoặc năm. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua tất cả các tùy chọn khác nhau về cách sắp xếp theo ngày trong Excel.
Cách sắp xếp các cột Excel theo ngày tăng dần hoặc giảm dần
Thật dễ dàng để sắp xếp một cột riêng lẻ theo thứ tự ngày tháng tăng dần hoặc giảm dần trong Excel:
- Chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp.
- Từ thanh menu (còn được gọi là dải băng) ở đầu màn hình của bạn, bên dưới Trang chủ tab, chọn Sắp xếp & Lọc.
- Sau đó chọn Sắp xếp Cũ nhất đến Mới nhất hoặc Sắp xếp Mới nhất đến Cũ nhất.
Ngoài ra, bạn có thể nhận được kết quả tương tự bằng cách chọn dữ liệu của mình và nhấp chuột phải để chọn Loại. Sau đó chọn thứ tự hoạt động tốt nhất cho dữ liệu của bạn.
Điều này hoạt động tốt nếu bạn đang sắp xếp danh sách ngày không cần tương ứng với dữ liệu khác. Sắp xếp theo cách này sẽ luôn sắp xếp các ngày của bạn theo thứ tự thời gian, đầu tiên là theo năm, sau đó là theo tháng, sau đó là theo ngày.
Nếu bạn đang sử dụng các mẫu bảng tính Excel để sắp xếp cuộc sống của mình hoặc có các bảng dữ liệu, thì bạn có thể cần sử dụng các phương pháp khác để sắp xếp theo ngày trong Excel, thay vào đó chúng ta sẽ thực hiện phương pháp này tiếp theo.
Cách sắp xếp toàn bộ bảng theo ngày tăng dần hoặc giảm dần trong Excel
Khi sắp xếp ngày trong bảng, bạn nên thêm tiêu đề ở đầu mỗi cột. Ví dụ: nếu bạn đang tạo biểu đồ Gantt cơ bản trong Excel, thì bạn sẽ có một danh sách nhiệm vụ tương ứng với danh sách ngày. Dưới đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các tiêu đề này làm danh mục để sắp xếp dữ liệu của bạn.
Bước đầu tiên là đảm bảo rằng bạn đang chọn dữ liệu của mình một cách chính xác. Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong một bảng, điều quan trọng là phải làm nổi bật tất cả dữ liệu đó. Nếu bạn chỉ đánh dấu một cột, thì bạn sẽ chỉ sắp xếp cột đó, để các cột tương ứng theo thứ tự ban đầu. Sau đó, ngày sẽ không khớp với dữ liệu chính xác.
Nếu bạn bắt gặp lỗi ngay lập tức, bạn có thể nhấp vào Hoàn tác để trở về cách sắp xếp ban đầu. Nếu không, bạn có thể phải hoàn nguyên về phiên bản trước của tài liệu hoặc nhập lại dữ liệu. Rất may là Excel thường bắt lỗi này kịp thời để ngăn chặn.
Nếu bạn cố gắng sắp xếp chỉ với ngày đã chọn, Excel sẽ đưa ra cảnh báo cho bạn và hỏi xem bạn có muốn mở rộng lựa chọn của mình không. Khi thông báo lỗi bật lên, hãy chọn Mở rộng sự lựa chọn và bấm vào Loại. Lần này, hãy nhớ bôi đen lại toàn bộ bảng dữ liệu chứ không chỉ một cột.
Chọn các tiêu đề và dữ liệu bạn muốn sắp xếp. Sau đó nhấn vào Trang chủ > Sắp xếp & Lọc và chọn thứ tự sắp xếp của bạn.
Lưu ý rằng điều này sẽ chỉ hoạt động nếu ngày nằm trong cột đầu tiên của bảng (trong ví dụ này là Cột A). Trong Excel, nếu bạn muốn sắp xếp theo ngày khi các ngày được liệt kê trong một cột khác, bạn sẽ cần sử dụng Sắp xếp Tùy chỉnh.
Sử dụng Sắp xếp tùy chỉnh của Excel để sắp xếp theo ngày
Sắp xếp tùy chỉnh là một cách tiện lợi khác để sắp xếp theo ngày trong Excel. Nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề, bạn có thể sử dụng chúng làm danh mục để sắp xếp các mục dễ dàng, ngay cả khi chúng không có trong cột đầu tiên.
Ở đây, một sắp xếp đơn giản sẽ sắp xếp các mục trong cột Giao dịch theo thứ tự bảng chữ cái, thay vì đặt ngày theo thứ tự. Vì ngày nằm trong cột thứ hai nên chúng ta cần sử dụng Sắp xếp tùy chỉnh để yêu cầu Excel sắp xếp ngày trong Cột B. Để thực hiện việc này:
- Đánh dấu các tiêu đề và dữ liệu bên dưới chúng.
- Trong dải băng Excel, hãy bấm Trang chủ > Sắp xếp & Lọc > Sắp xếp tùy chỉnh.
- Chọn hộp ở góc trên cùng bên phải để sử dụng tiêu đề dữ liệu của bạn làm danh mục sắp xếp.
- Ở cạnh Sắp xếp theochọn Ngày từ trình đơn thả xuống.
- Lựa chọn Cũ nhất đến Mới nhất hoặc Mới nhất đến Cũ nhất từ Đặt hàng trình đơn thả xuống.
Sắp xếp tùy chỉnh cũng cho phép bạn chọn nhiều danh mục sắp xếp. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chức năng này nếu bạn muốn xem các giao dịch được liệt kê đầu tiên theo cột này, sau đó theo cột khác.
Trong hộp Sắp xếp Tùy chỉnh, hãy chọn Sắp xếp theo > [First Column]. Sau đó nhấn vào Thêm cấp > Sau đó bằng > [Second Column]. Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI để sắp xếp bảng của bạn.
Sử dụng các hàm Excel để sắp xếp theo tháng hoặc năm
Có một số trường hợp bạn có thể muốn trích xuất tháng từ ngày đã nhập. Một ví dụ là sắp xếp sinh nhật của tất cả các đồng nghiệp của bạn theo thứ tự để bạn có thể ghi nhận mọi người bằng một chiếc bánh sinh nhật hàng tháng. Đối với mục đích của bạn ở đây, tháng là quan trọng, nhưng năm không liên quan.
Có nhiều hàm và công thức Excel cần thiết có thể giúp bạn thực hiện các phép tính nhanh hoặc trích xuất dữ liệu từ một ô. Một hàm như vậy là hàm MONTH. Dưới đây là cách sử dụng hàm MONTH để lấy chữ số tháng của từng mục từ ngày đầy đủ:
- Thêm một cột với Tháng làm tiêu đề.
- Bấm vào ô trống đầu tiên bên dưới Tháng. Trong trường hợp này, nó sẽ là C2.
- TRONG C2kiểu =THÁNG(B2)Ở đâu B2 đề cập đến mục đầu tiên trong Ngày cột.
Hàm MONTH sẽ xuất một chữ số từ 1 đến 12 vào ô tương ứng. Các chữ số này đại diện cho các tháng theo thứ tự thời gian, vì vậy Tháng 1=1 và Tháng 12=12.
Để nhập nhanh hàm vào mọi ô, hãy chọn ô chứa công thức. Trong trường hợp này, nó là C2. Sau đó, nhấp và kéo biểu tượng nhỏ Chiêc hộp xanh xuất hiện ở góc dưới cùng của ô, đến hết cột.
Giờ đây, bạn có thể sử dụng Excel để sắp xếp ngày theo tháng để không bỏ sót bất kỳ ai trong danh sách của mình. Đánh dấu toàn bộ bảng, bao gồm cả các tiêu đề. Sau đó, nhấp chuột phải và chọn Sắp xếp & Lọc > Sắp xếp tùy chỉnh > Sắp xếp theo tháng.
Bạn cũng có thể sử dụng một hàm để sắp xếp ngày theo năm. Thực hiện theo các hướng dẫn ở trên, thay thế hàm MONTH bằng =NĂM(B2). Kết quả sẽ là một danh sách các năm theo thứ tự thời gian.
Sử dụng Công thức Excel để Sắp xếp theo Tháng và Ngày
Hàm MONTH rất nhanh chóng và dễ dàng nếu bạn không cần sắp xếp ngày, nhưng giả sử bạn muốn tổ chức sinh nhật cho từng cá nhân. Một công thức có thể giúp đỡ ở đây. Dưới đây là cách sử dụng hàm TEXT để bạn có thể sắp xếp ngày của mình theo tháng và ngày sau đó:
- Thêm một cột có tên sinh nhật.
- Trong ô trống (C2), bên cạnh ngày đầu tiên, hãy nhập =TEXT(B2,”MMDD”)Ở đâu B2 đề cập đến ngày đầu tiên. Điều này sẽ trả về một danh sách các ngày, không có năm, được định dạng là MMDD. Ví dụ, 07/12/1964 sẽ trở thành 1207.
- Một lần nữa, đi Trang chủ > Sắp xếp & Lọc > Sắp xếp tùy chỉnh để đặt danh sách sinh nhật của bạn theo thứ tự.
- Vì ngày sinh nhật được định dạng dưới dạng văn bản chứ không phải ngày tháng nên Excel sẽ đưa ra cảnh báo cho bạn. Lựa chọn Sắp xếp bất cứ thứ gì trông giống số, dưới dạng số > OKvà danh sách của bạn sẽ theo đúng thứ tự.
Là một mẹo bổ sung, bạn có thể sử dụng các cách khác nhau này để gạch ngang trong Excel sau đó để bạn có thể xem rõ sinh nhật của ai đã được tổ chức trong bảng tính.
Nếu sắp xếp theo ngày không hoạt động trong Excel thì sao?
Nếu bạn đã áp dụng các phương pháp được thảo luận ở trên nhưng Excel không sắp xếp theo ngày chính xác, hãy kiểm tra xem bạn đã nhập nó ở định dạng mà Excel sẽ nhận ra chưa. Nếu tất cả các số được căn trái trong các ô của chúng, bạn có thể lưu trữ chúng dưới dạng văn bản. Để sửa định dạng, bấm vào Chữ menu thả xuống trong dải băng Excel và chọn định dạng ngày.
Cách dễ dàng để sắp xếp theo ngày trong Excel
Sắp xếp ngày theo đúng thứ tự có thể cảm thấy nhàm chán, nhưng đó là một nhiệm vụ quan trọng phải được thực hiện chính xác. Do đó, hãy để tính năng sắp xếp của Excel sắp xếp ngày của bạn một cách hiệu quả. Khả năng sắp xếp theo ngày trong Excel cực kỳ hữu ích và có nhiều ứng dụng, như chúng ta đã thấy ở đây.
Có rất nhiều ứng dụng và mẫu bảng tính hữu ích để hoàn thành hầu hết mọi nhiệm vụ, từ lập ngân sách và theo dõi chi phí đến lập kế hoạch đám cưới. Bây giờ bạn đã hiểu việc sắp xếp theo ngày trong Excel dễ dàng như thế nào, bạn có thể chuyển sang sử dụng các mẫu một cách tự tin hơn.