Doanh nghiệp của bạn có đang chịu nhiều ảnh hưởng bởi lệnh đóng cửa nhà máy, phong tỏa, hạn chế đi lại, các vấn đề liên quan đến logictics hoặc sức khỏe nhân viên trong mùa dịch?
Bà Eileen Yap, Tổng Giám đốc RS Singapore và Xuất Khẩu khu vực Đông Nam Á, RS Components đã đưa ra loạt giải pháp hữu ích như quy trình thu mua kỹ thuật số hay quản lý danh sách các nhà cung ứng giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với bình thường mới.
Đại dịch COVID-19 đã có những tác động lớn đến ngành công nghiệp Việt Nam và nhiều doanh nghiệp trên toàn quốc đang phải chịu ít nhiều ảnh hưởng từ đại dịch để lại trong dài hạn. Đó có thể là sự đứt gãy chuỗi cung ứng, hàng tồn kho ứ đọng, công nhân làm việc tại nhà máy phải thực hiện 3 tại chỗ trong khi các nhân viên khác phải làm việc từ xa, kết quả là làm gia tăng chi phí và giảm năng suất lao động. Doanh nghiệp buộc phải làm quen với sự thay đổi đáng kể có khi là vĩnh viễn đối với thị trường của mình (các nhà cung ứng và khách hàng) cùng với đó là quy trình vận hành liên tục đổi mới trên khắp cả nước.
Chúng tôi thấy rằng các doanh nghiệp đang đối mặt với những thách thức, đặc biệt là giữ cho những ngành công nghiệp thiết yếu liên tục hoạt động trong mùa dịch. Đứt gãy chuỗi cung ứng và giữ an toàn cho người lao động là những vấn đề chính mà các doanh nghiệp phải đối mặt ngay từ thời điểm bắt đầu đại dịch. Mặc dù đội ngũ nhân viên phải làm việc từ xa nhưng bộ phận thu mua với quy trình chuyên nghiệp và các nhà cung ứng chủ chốt đã phản ứng một cách nhanh chóng và nỗ lực không ngừng nghỉ để có thể tìm được những nguồn hàng như mong muốn. Nguồn cung trực tuyến và dịch vụ eProcurement trở nên vô cùng cần thiết, những nhà cung ứng đa kênh với độ phủ rộng đáng tin cậy có thể đáp ứng nhanh các yêu cầu cao của doanh nghiệp. Trong khi đó, các nhà máy buộc phải sắp xếp lại để hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa trong một số trường hợp, điều chỉnh nhân sự cùng với đó là đầu từ vào tự động hóa và chuyển đổi các mô hình làm việc.
Ngành công nghiệp đang có những cái nhìn nghiêm ngặt về việc họ phải thay đổi nhằm giảm thiểu những rủi ro và thiệt hại tiềm ẩn từ các cuộc khủng hoảng trong tương lai như đại dịch, tội phạm mạng, địa chính trị hoặc biến đổi khí hậu. Các nhà cung ứng và nhà sản xuất đã có những chuyển đổi số với tâm thế tốt hơn để ứng phó nhanh chóng với khủng hoảng và vươn lên mạnh mẽ. Số khác doanh nghiệp đã ứng dụng các công cụ kỹ thuật số một cách nhanh chóng, cụ thể là đối với lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng, đang có được những lợi ích nhất định. Chìa khóa để đảm bảo chuỗi cung ứng trở nên linh hoạt hơn là phải xác định được các khía cạnh cần thay đổi, tìm ra các công cụ có thể được tích hợp nhanh và hiệu quả vào môi trường vận hành của doanh nghiệp và làm việc với các đối tác đáng tin cậy.
Bộ 3 yếu tố cần quan tâm
Đại dịch buộc các doanh nghiệp Việt cần phải tập trung vào các vấn đề quản lý chuỗi cung ứng chính một cách sâu sắc khi mà họ vẫn chưa có những chuyển đổi số một cách mạnh mẽ: quy trình kém hiệu quả, các vấn đề tồn kho và thời gian nghỉ trong quy trình sản xuất.
Các quy trình thu mua và thanh toán thường là công việc phức tạp nhất đối với hầu hết doanh nghiệp, khi họ có 10 đến 20 nhà cung cấp trực tiếp, khoảng hàng nghìn đơn vị cung cấp nguyên vật liệu gián tiếp, và MRO (duy trì, sửa chữa và vận hành). Những chi phí “mềm” đi kèm với hoạt động MRO (thời gian tìm kiếm nguồn cung ứng, nhận báo giá, phê duyệt, tạo yêu cầu thanh toán, xuất hóa đơn,…) đôi khi cao hơn gấp đôi so với giá thành sản phẩm.
Cơ hội để các doanh nghiệp tiết kiệm tổng chi phí mua sắm là trong hoạt động MRO. Có khoảng 45% chi phí cho MRO thường không nằm trong ngân sách chi tiêu ban đầu, đa phần đến từ những đơn hàng đặt gấp hoặc đơn cho những sản phẩm đã lâu hoặc chưa bao giờ được đặt mua. Mặc dù các nhà cung cấp MRO luôn có lượng hàng lớn và được giao thường xuyên, nhưng những đơn đặt bất thường sẽ ngốn chi phí hơn nhiều. Kể cả đối với những đơn hàng đã nằm trong ngân sách, chi phí cũng sẽ bị “đội” lên khi có nhiều bên cùng đặt một lượng sản phẩm tương tự nhau từ các nhà cung cấp khác nhau.
Quá trình thanh toán có thể kéo dài và dễ xảy ra sai sót. Vấn đề khó khăn nhất chính là cần có cái nhìn tổng quát về tổng chi phí của toàn bộ quy trình. Hơn nữa, phương pháp hợp nhất các nhà cung cấp sẽ giúp tiết kiệm chi phí là điều đương nhiên. Trường hợp nhiều mặt hàng có giá thành thấp sẽ khiến nhân viên thu mua mất nhiều thời gian để phân tích.
Tương tự, phí lưu kho đã tăng lên nhiều lần và rất khó để xác định lý do của sự tăng giá này. Các kho có thể trở nên khó kiểm soát vì lượng hàng dư và tồn kho quá hạn sử dụng. Ước tính rằng chi phí liên quan đến hàng tồn kho không cần thiết chiếm đến 18% giá mua hàng.
Ngoài ra, một lượng lớn chi phí cho MRO, dù đã nằm trong ngân sách hay chi phí đột xuất, thường liên quan đến hoạt động duy trì dây chuyền sản xuất. Thời điểm ngừng hoạt động của máy móc thường là lúc bảo trì định kỳ hoặc lỗi thiết bị. Vậy nên, tạo ra kế hoạch bảo trì phù hợp và trữ hàng số lượng thích hợp trong kho sẽ tạo nên sự khác biệt trong chi phí. Có thể thấy, thiếu khả năng hiển thị sẽ là thách thức, đặc biệt khi máy móc có những lỗi khó phát hiện, không thể đoán trước được và doanh nghiệp cố gắng duy trì máy móc cũ hoạt động lâu ngày hơn.
Các giải pháp kỹ thuật số
Đại dịch không chỉ thúc đẩy việc đầu tư chuyển đổi số trong chuỗi cung ứng tại Việt Nam mà còn cho thấy được mức độ sẵn sàng của các dịch vụ có chi phí thấp và dễ dàng lắp đặt. Những giải pháp này nhanh chóng mang lại những cải thiện đáng kể về năng suất cũng như lợi nhuận.
RS Components (RS) đã thiết lập các danh mục mua sắm ở hình thức trực tuyến và dự trữ hơn 650.000 sản phẩm công nghiệp và điện tử đến từ 2.500 nhà cung cấp, đội ngũ bán hàng trực tuyến luôn hỗ trợ cùng 14 trung tâm phân phối trên thế giới, nhanh chóng ứng phó với khủng hoảng từ đại dịch COVID-19 gây ra đồng thời tiếp tục chứng minh RS là một đối tác đáng tin cậy. Hơn nữa, các giải pháp và dịch vụ kỹ thuật số chuyên biệt trong quản lý chuỗi cung ứng đã tăng đáng kể trong năm vừa qua. Những nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ phân tích chuỗi cung ứng, xác định các vấn đề trọng điểm và đề xuất các giải pháp cho khách hàng để cải thiện hiệu quả và giảm thiếu chi phí. Các công cụ đơn năng cho đến các giải pháp dịch vụ tích hợp đa năng có thể được RS thiết kế phù hợp với nhu cầu và ngân sách cụ thể của từng khách hàng. Ngoài ra, RS còn tư vấn cho doanh nghiệp về quá trình triển khai và những thay đổi trong quản lý quy trình.
Trong đó, sẽ có những công cụ đơn giản hóa quy trình phê duyệt, tạo điều kiện thống nhất các nhà cung cấp, do đó sẽ tiết kiệm chi phí mua hàng, chẳng hạn như PunchOut, một tiện ích sẵn có để tích hợp chặt chẽ với hệ thống nội bộ eProcurement.
Về phần bảo trì, RS cung cấp các dịch vụ kỹ thuật hiệu chuẩn và quản lý độ tin cậy. Công ty cũng có thể tư vấn cách để xây dựng một chiến lược bảo trì dự đoán tốt nhất, bằng cách thu thập dữ liệu kế thừa, dữ liệu hiện chưa được khai thác và dữ liệu hoạt động của doanh nghiệp, rồi chuyển vào một nền tảng chung và phân tích. Cuối cùng, các giải pháp sẽ được đưa ra thông qua việc sử dụng mạng lưới vạn vật kết nối (IoT) và điện toán đám mây để thu thập và lưu trữ dữ liệu, sau đó phân tích để hiểu chúng. Dù theo cách nào, việc giám sát tình trạng hoạt động và giám sát lỗi là cực kỳ quan trọng để đảm bảo các bộ phận và thiết bị phù hợp luôn có sẵn khi cần.
Kết luận
Quy trình thu mua hợp lý giúp giảm chi phí mềm và hợp nhất các nhà cung ứng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng tồn kho sẽ giúp cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên, giảm thời gian nghỉ của máy móc cũng như hạn chế lãng phí tài nguyên. Các công cụ kỹ thuật số và giải pháp dịch vụ có thể mang đến những chuyển biến rõ rệt trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng của bất kỳ doanh nghiệp nào, giúp tăng mức độ hiện diện và khả năng thích ứng cho doanh nghiệp.
Đối với bất kỳ giải pháp kỹ thuật số hoặc giải pháp dịch vụ nào được dự định triển khai, doanh nghiệp cần phải xem xét hai khía cạnh quan trọng. Thứ nhất, hợp tác với đối tác đáng tin cậy, hiểu doanh nghiệp và có thể tư vấn giúp tìm ra phương thức triển khai tốt nhất. Thứ hai, không kém phần quan trọng đó là các nhân viên thuộc các bộ phận liên quan phải cho doanh nghiệp thấy được những giá trị mà các giải pháp này mang lại cho cá nhân họ cũng như cho công ty. Tuy nhiên vẫn có những sự e ngại khi chuyển đổi vì doanh nghiệp sợ mất kiểm soát. Nhưng quá trình quản lý sự thay đổi này cần phải đi đôi với niềm tin, tin vào đội ngũ nhân viên và các đối tác của doanh nghiệp.
– Nguồn tham khảo: Joel Roth: The 20% Solution: A Practical Guide to Dramatic Cost Reduction in MROP Procurement