Số hóa dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực như khoa học dữ liệu, trí tuệ nhân tạo, học máy và xử lý số liệu.
Khi tìm kiếm các từ khóa như “văn phòng không giấy”, “chuyển đổi số” và “số hóa tài liệu” trên Google, bạn sẽ thấy nhiều bài viết liên quan đến số hóa tài liệu. Điều này chứng minh tầm quan trọng của số hóa đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Lý do cần chuyển đổi dữ liệu giấy sang dữ liệu điện tử
Trong thời đại công nghiệp 4.0, việc ứng dụng CNTT vào số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu hiện đại là giải pháp mà nhiều tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn. Điều này giúp cải cách, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ cho khách hàng và người dân nhanh chóng và hiệu quả hơn. Cụ thể, việc chuyển đổi các kho lưu trữ hồ sơ vật lý thành kho dữ liệu điện tử hiện đại và bảo mật giúp tiết kiệm không gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc
- Tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng: Dữ liệu điện tử có thể được tìm kiếm và truy xuất dễ dàng thông qua từ khóa và bộ lọc, giúp tiết kiệm thời gian so với việc tìm kiếm thủ công trên giấy. Theo Abbyy, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 80% thời gian xử lý tài liệu bằng cách số hóa quy trình.
- Dễ dàng chia sẻ và khai thác: Dữ liệu điện tử có thể được chia sẻ qua email, mạng nội bộ và đám mây, giúp việc trao đổi thông tin giữa các cá nhân và tổ chức trở nên thuận tiện hơn. McKinsey cho biết việc sử dụng hiệu quả các công cụ mạng có thể nâng cao năng suất của nhân viên lên 20-25%.
- Tự động hóa quy trình: Dữ liệu điện tử là nền tảng cho việc ứng dụng công nghệ tự động hóa, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả công việc. PwC ước tính tự động hóa có thể thay thế tới 45% hoạt động của con người.
Tiết kiệm chi phí
- Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và bảo quản: Số hóa dữ liệu giúp giảm thiểu việc sử dụng tài liệu giấy, tiết kiệm chi phí in ấn, mua sắm vật tư văn phòng, và chi phí thuê kho bãi. Theo Forbes, một nhân viên văn phòng trung bình sử dụng 10.000 tờ giấy mỗi năm, và các tập đoàn Mỹ đang lãng phí 120 tỷ USD mỗi năm cho việc in ấn biểu mẫu.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ: Hệ thống lưu trữ điện tử cho phép tài liệu được khai thác hiệu quả hơn, không phụ thuộc vào ranh giới địa lý và tăng khả năng tiếp cận cho nhiều đối tượng.
Số hóa hồ sơ hiệu quả với hệ thống VNPT eDiG
VNPT eDiG là nền tảng số hóa hồ sơ lưu trữ trực tuyến của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Hệ thống này giúp chuyển đổi dữ liệu từ hồ sơ giấy thành dữ liệu số, lưu trữ vào kho cơ sở dữ liệu. VNPT eDiG dễ dàng tích hợp trên cơ sở hiện trạng của khách hàng, tạo nên cơ sở dữ liệu mở, dễ tìm kiếm và truy cập. Hệ thống này sử dụng mô hình điện toán đám mây, đáp ứng nhu cầu lưu trữ của các khách hàng lớn với nhiều cấp độ và loại hồ sơ.
VNPT eDiG hiện có 12 phân hệ với 66 nhóm chức năng và hơn 600 tính năng, đã được vinh danh tại các giải thưởng lớn như Sao Khuê 2020 và Top Công nghệ 4.0 năm 2023.