Các thay đổi trong chính sách của các nhà cung cấp dịch vụ SaaS như Microsoft và Google đang buộc các trường học phải xem xét lại các giải pháp công nghệ, chuyển sang các hệ thống ổn định, bảo mật và dễ kiểm soát.
Đối với các trường học đã sử dụng các giải pháp SaaS trong nhiều năm, đây là thời điểm quan trọng để đánh giá lại các nhu cầu dài hạn. Sau khi Google ngừng cung cấp dịch vụ lưu trữ miễn phí không giới hạn vào năm 2022 và Microsoft thay đổi các gói dịch vụ giáo dục gần đây, các trường học đang đối diện với những khó khăn lớn, bao gồm chi phí tăng cao và tính năng bị giới hạn. Những thay đổi này làm nổi bật sự cần thiết phải áp dụng các hệ thống ổn định, dễ mở rộng và có khả năng kiểm soát tốt.
Từ tháng 1 năm 2025, Microsoft sẽ thực hiện nhiều thay đổi quan trọng đối với các gói Microsoft 365 Education, bao gồm việc ngừng cung cấp gói Office 365 A1 Plus, giảm dung lượng lưu trữ chung còn 100TB cho mỗi tổ chức và giới hạn một số giấy phép chỉ có thể sử dụng trên nền tảng web, không có phiên bản dành cho máy tính như Word, Excel và PowerPoint.
Những thay đổi này có thể yêu cầu các trường học nâng cấp lên các gói trả phí đắt đỏ hơn hoặc phải điều chỉnh ngân sách để duy trì hoạt động. Không chỉ vấn đề chi phí, các trường học cũng đang lo lắng về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu. Với lượng thông tin nhạy cảm như hồ sơ học sinh, dữ liệu tài chính và nghiên cứu, các trường trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng – với gần 80% trường học bị ảnh hưởng mỗi năm (Netwrix, 2024). Hơn nữa, việc tuân thủ các quy định như FERPA và GDPR yêu cầu hệ thống quản lý dữ liệu phải an toàn, bảo mật và dễ dàng kiểm tra, điều mà nhiều giải pháp SaaS hiện nay chưa đáp ứng được.
Chuyển sang các giải pháp năng suất tại chỗ có thể giúp các trường học kiểm soát dữ liệu của mình tốt hơn, dự đoán chi phí dễ dàng và mở rộng khả năng lưu trữ khi cần thiết. Không giống như các giải pháp SaaS dễ bị ảnh hưởng bởi việc tăng giá hay cắt giảm tính năng, các hệ thống tại chỗ mang lại nền tảng ổn định và lâu dài hơn. Việc lưu trữ dữ liệu nội bộ cũng giúp bảo vệ thông tin quan trọng và đảm bảo đáp ứng yêu cầu tuân thủ các quy định về bảo mật.
Một ví dụ về giải pháp năng suất tại chỗ là Synology Office Suite, cung cấp các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả, từ lưu trữ tệp an toàn, phân quyền chia sẻ linh hoạt, chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, đến nhắn tin nội bộ tức thì. Điều này hỗ trợ không chỉ trong các dự án nhóm của học sinh mà còn trong việc quản lý dữ liệu của đội ngũ giảng viên.
Đối với các quản trị viên IT, các giải pháp này còn giúp đơn giản hóa quy trình quản lý nhờ vào bảng điều khiển tập trung, các công cụ theo dõi trạng thái hệ thống và công cụ kiểm tra để đảm bảo tuân thủ chính sách. Tính năng phân quyền nâng cao giúp phân bổ công việc hiệu quả hơn giữa các thành viên trong đội ngũ IT, đảm bảo quy trình vận hành trơn tru và giám sát hạ tầng công nghệ tốt hơn.
Mặc dù các thay đổi từ các nhà cung cấp lớn có thể gây ra gián đoạn ngắn hạn, chúng cũng tạo cơ hội để các trường học đánh giá lại hệ thống hiện tại. Các giải pháp năng suất tại chỗ chính là sự lựa chọn bền vững giúp giảm thiểu chi phí, nâng cao bảo mật và xây dựng nền tảng công nghệ vững chắc để đáp ứng nhu cầu phát triển trong giáo dục.
Nguồn: Synology
https://www.synology.com/en-global/dsm/overview/productivity