Văn phòng mới vừa khai trương của Microsoft Việt Nam tại Hà Nội hứa hẹn sẽ trở thành một trong những hình mẫu về mô hình làm việc kết hợp (hybrid work) của tương lai. 

Theo đó, văn phòng mới của Microsoft vừa được khai trương toạ lạc tại tòa nhà Capital Place, 29 Liễu Giai, Hà Nội. Với quy mô hơn 700 mét vuông cùng cơ sở vật chất hiện đại và tiện nghi, văn phòng được đánh giá là một trong những văn phòng thông minh nhất của Microsoft trên toàn cầu, áp dụng mô hình làm việc kết hợp (hybrid) linh hoạt và là sự khẳng định cho cam kết lâu dài của Microsoft tại thị trường Việt Nam.

Bà Phan Tú Quyên, Giám đốc Marketing và Vận hành, Microsoft Việt Nam, cho biết: “Kể từ khi đại dịch Covid-19 bùng phát, Microsoft đã triển khai mô hình làm việc kết hợp cho hơn 160.000 nhân viên trên toàn cầu. Thực tế cho thấy công việc có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau và hơn bao giờ hết, sự linh hoạt, tin tưởng và trao quyền là chìa khóa để mang lại thành công.”

Báo cáo Chỉ số Xu hướng Công việc thường niên năm 2021 của Microsoft đã chỉ ra 81% lực lượng lao động tại Việt Nam mong muốn được làm việc linh hoạt từ xa, đồng thời cũng có đến 77% lực lượng lao động muốn có thời gian gặp mặt trực tiếp các đồng nghiệp của mình. Sự phức tạp này được Microsoft gọi là “nghịch lý của mô hình làm việc kết hợp” và nó phản ánh thực tế rằng người lao động muốn kết hợp những gì tốt nhất của cả hai cách làm việc. Vì vậy, tiếp cận mô hình làm việc kết hợp sẽ tạo ra sự linh hoạt và trở thành một lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Cũng theo báo cáo này, 71% các lãnh đạo doanh nghiệp tại Việt Nam được hỏi đang nhận ra sự thay đổi của nơi làm việc và cho biết nhiều khả năng sẽ lập kế hoạch thiết kế lại môi trường làm việc để thích ứng hơn với mô hình làm việc tương lai.

Làm việc kết hợp: Cẩm nang cho các lãnh đạo doanh nghiệp

Để hỗ trợ các doanh nghiệp tiếp cận mô hình làm việc kết hợp, Microsoft đã đúc kết những kinh nghiệm của mình trong cuốn “Làm việc Kết hợp: Cẩm nang cho các Lãnh đạo doanh nghiệp” (Hybrid Work: A Guide for Business Leaders). Microsoft tin rằng các lãnh đạo doanh nghiệp sẽ cần phải định hình lại mô hình làm việc dựa trên 3 yếu tố là Con người – Địa điểm – Quy trình, và công nghệ sẽ đóng vai trò như một công cụ thúc đẩy và hỗ trợ trong suốt quá trình chuyển đổi.

• Con người: Để giúp mọi người phát triển tốt trong một thế giới làm việc linh hoạt, các lãnh đạo doanh nghiệp cần xem xét lại toàn bộ trải nghiệm của nhân viên, từ việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp đến việc thu hút và giữ chân nhân tài. Theo đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch và chính sách hướng đến sự linh hoạt tối đa. Ví dụ: Microsoft đang áp dụng một chính sách làm việc linh hoạt, theo đó mọi nhân viên đều có thể làm việc từ xa đến 50% thời gian. Công ty cũng triển khai hệ thống tiếp nhận ý kiến từ nhân viên thông qua các công cụ như Workplace Analytics trong Viva Insights, từ đó cho phép người quản lý nắm bắt được tình hình nhân viên cũng như hỗ trợ xây dựng các chỉ tiêu nhóm cho phù hợp.

• Địa điểm: Cách tiếp cận của Microsoft về địa điểm xoay quanh việc thu hẹp khoảng cách giữa thực tế và kỹ thuật số, đồng thời phát triển theo nhu cầu của nhân viên. Quá trình này bắt đầu từ việc đặt sự an toàn của nhân viên lên hàng đầu khi mở cửa đón nhân viên trở lại làm việc. Ví dụ: Microsoft sử dụng công cụ phân tích dữ liệu của Power BI để xác định thời điểm và số lượng người được phép có mặt tại nơi làm việc. Đối với các cuộc họp, những giải pháp của Microsoft đều được hướng đến những người không có mặt trong phòng ngay từ khâu thiết kế. Với những tính năng mới của Microsoft Teams Room, tất cả mọi người đều có thể tham gia cuộc họp và trải nghiệm một cách như nhau cho dù ở bất cứ đâu.
• Quy trình: Việc chuyển sang mô hình làm việc kết hợp sẽ mang đến cho các lãnh đạo doanh nghiệp một cơ hội hiếm có để chuyển đổi quy trình kinh doanh theo những cách mới và sáng tạo. Nếu chỉ suy nghĩ “trở lại văn phòng” sau vài tháng tới, doanh nghiệp đang bỏ lỡ bức tranh toàn cảnh. Thay vào đó, các lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định kế hoạch, triển khai số hóa và định nghĩa lại các quy trình kinh doanh, từ hoạt động vận hành đến khâu bán hàng. Ví dụ: Microsoft đang tiến hành chuyển đổi các nhóm bán hàng nội bộ của mình, sử dụng Microsoft Power Platform, Power Automate, Power BI và Power Apps, để tự động hóa đơn đặt hàng bằng tiền mặt, tăng lượng khách hàng tiềm năng cũng như nâng cao sự gắn kết của khách hàng thông qua tiếp thị số tự động.

Mô hình làm việc của tương lai 

Được đánh giá là một trong những văn phòng làm việc hiện đại và thông minh nhất của Microsoft trên toàn cầu, văn phòng mới của Microsoft tại Hà Nội được kế theo mô hình “hybrid work” với phong cách mở và linh hoạt, tạo điều kiện cho nhân viên kết nối và cộng tác tối đa mọi lúc mọi nơi. Các phòng họp được trang bị đầy đủ các thiết bị tích hợp sẵn Microsoft Teams để hỗ trợ các cuộc họp kết hợp trực tiếp và trực tuyến, từ màn hình LCD, bảng trắng điện tử, bảng trắng thường, camera, hệ thống âm thanh chất lượng cao, để mang lại những trải nghiệm chân thực nhất cho người họp. Đặc biệt, camera có khả năng tự động nhận diện người nói để điều hướng góc quay, phóng to hình ảnh người nói lên màn hình hội họp cũng như nhận diện chữ viết trên bảng trắng để chuyển thành bảng ghi chú trực tuyến trong Teams, ngay cả khi người thuyết trình đứng che khuất phần chữ viết.

Ngoài ra, văn phòng mới của Microsoft tại Hà Nội còn được trang bị các cảm biến nhận diện để thu thập dữ liệu, ví dụ như tần suất người ra vào, số lượng người họp trong một phòng, để từ đó tự động kích hoạt các tính năng hội họp, phân tích và điều chỉnh cường độ ánh sáng, nhiệt độ phòng cho phù hợp.

Đặc biệt, với văn hóa doanh nghiệp là đa dạng và hòa nhập không bỏ ai lại phía sau (Diversity and Inclustion), văn phòng mới tại Hà Nội còn được thiết kế thân thiện với cộng đồng người khuyết tật, dù là khuyết tật tạm thời hay vĩnh viễn. Không chỉ là các thiết bị Surface, giải pháp Microsoft 365 mà cả các cơ sở vật chất đều dễ dàng sử dụng mà không cần đến sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, như hệ thống cửa mở tự động với công nghệ “No touch – Không chạm”; thiết bị tai nghe không dây hỗ trợ người khiếm thính; hệ thống bàn làm việc với tính năng tự điều chỉnh độ cao phù hợp theo nhu cầu. Ngoài ra, Microsoft cũng trang bị một phòng riêng với các thiết bị hỗ trợ cho các nhân viên nữ trở lại làm việc sau khi nghỉ sinh.

“Chúng tôi rất vui mừng khi văn phòng mới với mô hình làm việc kết hợp được khai trương tại thời điểm này. Chúng tôi hi vọng đây sẽ là một trong những hình mẫu tham khảo cho các tổ chức và doanh nghiệp trong quá trình định hình lại mô hình làm việc mới trong trạng thái bình thường mới để tạo ra sự linh hoạt, đổi mới và nâng cao hiệu suất một cách bền vững và lâu dài,” bà Quyên cho biết thêm.

Bên cạnh những tính năng công nghệ hiện đại theo tiêu chuẩn thế giới, văn phòng Microsoft tại Hà Nội vẫn mang đậm những nét văn hóa truyền thống của Việt Nam, từ những hình ảnh trống đồng, hoa sen, lúa nước, cây chuối đến các thiết kế tre nứa, mái ngói, v.v. Tất cả cùng tạo nên một nét đặc sắc riêng có của văn phòng Việt Nam so với các văn phòng Microsoft khác trên thế giới.