Ông Phạm Hồng Phong, Tổng Giám đốc Oracle Việt Nam chia sẻ về phương pháp KonMari của Marie Kondo và cách mà các doanh nghiệp có thể học hỏi từ đó.
Năm 2011, khi Marie Kondo phát hành cuốn sách “The Life-Changing Magic of Tidying Up” (được xuất bản tại Việt Nam dưới tên gọi “Nghệ thuật bài trí của người Nhật: Phép màu thay đổi cuộc sống”), nó đã trở thành ấn phẩm được bán rất chạy. Có thể thấy, quan niệm về việc dẹp bỏ những thứ không còn đem lại niềm vui ra khỏi nhà chúng ta của phương pháp KonMari đã tạo được tiếng vang lớn. Kondo hiện cũng đang tạo ra cơn sốt trên đài Netflix với chương trình truyền hình của cô, khuyến khích thêm nhiều người “thanh lọc” cuộc sống của chính họ. Cho dù có cảm thấy hoàn toàn thuyết phục bởi Kondo hay không, bạn cũng sẽ khó có thể phủ nhận sức mạnh của triết lý: Dẹp bỏ những thứ không còn đem lại niềm vui.
Vậy, các doanh nghiệp có thể học được gì từ nguyên tắc dọn dẹp KonMari? Ngày nay, nhờ có sự tự động hóa, các công ty hoàn toàn có thể “dẹp bỏ” những quy trình không đem đến niềm vui cho nhân viên. Nhưng làm thế nào để các doanh nghiệp chắc chắn rằng họ đang đi đúng hướng? Dưới đây là một số hướng dẫn lấy cảm hứng từ phương pháp KonMari, để giúp các doanh nghiệp tự “dọn dẹp”:
Bước 1: Cam kết thực hiện phương pháp
Bước đầu tiên để thực hành phương pháp KonMari chính là việc cam kết toàn tâm toàn ý thực hiện. Quá trình này dường như sẽ diễn ra trong một thời gian dài, nhưng sự kiên trì sẽ mang đến những lợi ích về sau.
Đối với các doanh nghiệp, điều này đồng nghĩa với sự cam kết từ tất cả mọi người. Xuất phát từ đội ngũ lãnh đạo, văn hóa trong công ty cần được thay đổi nhằm đảm bảo việc vận dụng phương pháp gặp ít trở ngại nhất có thể. Theo Kondo, việc hình dung ra lối sống lý tưởng của cá nhân của có thể mang tới động lực, và điều này trở nên có ích cho các doanh nghiệp. Nếu các nhân viên hiểu được những thành quả lý tưởng mà sự tự động hóa đem lại cùng những gì được kỳ vọng ở họ, quá trình chuyển dịch văn hóa doanh nghiệp theo hướng “vui tươi hơn” sẽ diễn ra dễ dàng.
Bước 2: Làm theo kế hoạch
Phương pháp KonMari dựa trên cách dọn dẹp thông qua việc phân loại chứ không phụ thuộc vào địa điểm. Đối với các doanh nghiệp, điều này có nghĩa là vạch ra những việc cần thực hiện thay vì nơi áp dụng. Tất cả các bộ phận trong tổ chức đều nên nhận được mức độ “dọn dẹp” như nhau, tại cùng thời điểm, với các hạng mục công việc tương đương được tự động hóa. Một khi quyết định được điều này, doanh nghiệp cần lên một kế hoạch rõ ràng để minh họa cho từng bước thực hiện trên phạm vi toàn tổ chức.
Bước 3: Bắt tay vào dọn dẹp
Vậy làm sao để đưa quyết định nên tự động hóa hạng mục công việc nào? Kondo cho rằng, chúng ta cần phải xem xét từng món đồ và quyết định liệu nó có đem lại niềm vui hay không. Nếu món đồ ấy không còn mang lại niềm vui , chúng ta cần dẹp bỏ chúng.
Trong một tổ chức, có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn thứ trong khâu vận hành doanh nghiệp khiến các nhân viên cảm thấy không thoải mái. Tuy nhiên, chỉ bởi vì một quy trình không đem lại niềm vui cho nhân viên, không có nghĩa nó là dư thừa. Chẳng hạn như việc cập nhật và vá lại lỗi hệ thống bảo mật tuy tốn thời gian và nhàm chán đối với các nhân viên, nhưng đây vẫn là quá trình không thể thiếu trong các doanh nghiệp nhằm bảo mật dữ liệu. Tương tự, dù việc tính bảng lương không có vẻ gì là thú vị đối với đội ngũ tài chính, nó vẫn cần phải được thực hiện!
Cách dễ dàng nhất để giải phóng nhân viên khỏi những quy trình bắt buộc của công ty, nhưng vẫn đảm bảo chúng được thực hiện, chính là tiến tới tự động hóa các quy trình này. Theo như ví dụ bên trên, thiết lập một hệ thống tự cập nhật, tự vá lỗi sẽ là cách đem lại niềm vui cho nhân viên bởi nó vừa giảm thiểu những quy trình nhàm chán, vừa bám sát với mục tiêu của doanh nghiệp.
Nhờ có tự động hóa, nhân viên có thể thoải mái thực hiện các hoạt động đem đến niềm vui cho họ, qua đó mang lại những đổi mới. Đó có thể là việc phát triển những ý tưởng nguyên bản, gắn kết các đội ngũ hay giành được thương vụ mới.
Bước 4: Gấp và đem cất gọn
Kondo lập luận rằng, bạn nên gấp gọn và cất những đồ đạc của mình sao cho bạn có thể nhìn thấy tất cả chúng trong cùng một lúc. Các doanh nghiệp cũng nên coi Cloud như chiếc ngăn kéo hữu hình – nơi họ có thể truy cập dễ dàng vào dữ liệu trên toàn công ty trong thời gian thực.
Phương pháp Konmari đưa ra cách sắp xếp để có được một không gian đầm ấm cho gia đình, nhưng cũng đồng thời là điều mà các doanh nghiệp nên đạt được. Bây giờ chính là thời điểm để các công ty suy nghĩ về việc làm thế nào có thể tự động hóa các quy trình không yêu cầu sự chú ý của nhân viên để từ đó thu nhận về những lợi ích từ một đội ngũ làm việc vui vẻ và gắn kết hơn.
[blog type=”alt” heading=”Xem thêm bài mới nhất” heading_type=”block” /]