Nếu bạn lo lắng rằng phần giới thiệu qua email của mình có vẻ yếu, đừng lo—bạn không đơn độc. Ngay cả những nhà văn lành nghề cũng dành hàng giờ để tạo ra phần giới thiệu hoàn hảo. Mọi người đều biết rằng họ nên thu hút sự chú ý của người đọc, nhưng chỉ một số ít làm được điều đó.
Để thành thạo các dòng mở đầu email, trước tiên hãy nghiên cứu xem những dòng mở đầu xấu trông như thế nào. Dưới đây là một số sai lầm tai hại nhưng thường bị bỏ qua cần tránh khi viết email chuyên nghiệp.
1. Nhập biểu tượng cảm xúc và dấu chấm câu quá mức
Biểu tượng cảm xúc đã trở nên phổ biến đến mức ngay cả những người lớn không rành về công nghệ cũng sử dụng chúng trong các cuộc trò chuyện hàng ngày. Rốt cuộc, thể hiện cảm xúc thông qua văn bản là một điều khó khăn. Thay vì mô tả chính xác các sắc thái của giao tiếp phi ngôn ngữ, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi nhấp vào hình ảnh kỹ thuật số. Để có cảm giác cá nhân hơn, bạn thậm chí có thể tạo biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh bằng ứng dụng.
Mặc dù sự tiện lợi của biểu tượng cảm xúc nhưng bạn không nên sử dụng chúng trong email công việc. Họ trông không chuyên nghiệp. Một số độc giả thậm chí có thể liên kết bạn với những nhà tiếp thị khó chịu, những người bắt đầu gửi email bằng nhiều biểu tượng cảm xúc.
Quy tắc tương tự cũng áp dụng cho các dấu chấm câu thừa. Mặc dù nhiều dấu chấm than và dấu chấm biểu thị cảm xúc dâng trào, nhưng đôi khi chúng lại bị coi là spam. Chỉ sử dụng chúng với bạn bè thân thiết và đồng nghiệp. Nếu không, bạn sẽ có nguy cơ trông giống như những nhà tiếp thị mờ ám lạm dụng “!!!” để tạo ra sự cấp bách giả tạo.
2. Sử dụng ngôn ngữ Sales-y
Chiến thuật email tích cực hiếm khi hoạt động nữa. Người nhận tự động đóng email với phần giới thiệu bán hàng, bất kể mục đích của thư là gì. Một khi họ làm, họ không mở lại chúng. Một số người thậm chí sẽ chặn hoàn toàn người gửi nếu họ không biết họ ở cấp độ cá nhân.
Để tránh bị đối xử như vậy:
- Bỏ những dòng mở đầu email hấp dẫn.
- Sử dụng một vài câu đầu tiên để làm nổi bật thương hiệu cá nhân của bạn thay vì quảng cáo chiêu hàng.
- Đạt được sự tin tưởng của người đọc trước bất cứ điều gì khác. Cho dù bạn muốn được tăng lương từ chủ nhân của mình hay một cuộc hẹn với một khách hàng tiềm năng nồng nhiệt, trước tiên bạn phải chứng tỏ mình là một cá nhân đáng tin cậy.
3. Mất quá nhiều thời gian với phần giới thiệu
Trớ trêu thay, mọi người có xu hướng giải thích quá mức khi họ không biết nói gì. Chúng bù đắp cho sự không chắc chắn bằng cách lan man và chuyển hướng người đọc đến các yếu tố liên quan nhưng không cần thiết. Đó là một phản ứng tự nhiên. Nếu bất cẩn, bạn có thể thấy mình phải gõ nhiều đoạn văn trước khi đến được nội dung chính của thông điệp.
Mặc dù có vẻ hữu ích, nhưng over-a khiến độc giả khó chịu. Người bản địa kỹ thuật số thường có khoảng thời gian chú ý ngắn—họ sẽ không cho thông điệp của bạn cơ hội nếu nó bắt đầu bằng phần giới thiệu dài và tẻ nhạt. Giữ cho phần mở đầu của bạn đơn giản. Đề cập đến thông tin đăng nhập của bạn, chia sẻ lý do tại sao bạn liên hệ với họ, sau đó khơi gợi sự tò mò của họ bằng một điểm đau.
Nhớ: Phần giới thiệu phải đặt âm điệu cho thông điệp của bạn chứ không phải tóm tắt nó. Hãy thử viết một phần giới thiệu hấp dẫn, nhiều thông tin, cung cấp ngữ cảnh và khuyến khích người đọc tham gia. Ngoài ra, hãy giới hạn bản thân trong hai hoặc ba câu.
4. Giới thiệu quá nhiều biệt ngữ
Thuật ngữ đề cập đến các từ kỹ thuật được sử dụng trong các cộng đồng cụ thể. Họ nhanh chóng truyền đạt những khái niệm phức tạp mà nếu không sẽ cần những lời giải thích dài dòng, dư thừa. Những thuật ngữ này không có từ đồng nghĩa. Bạn sẽ dựa vào họ nhiều nhất khi thảo luận các vấn đề cụ thể trong ngành với các chuyên gia đồng nghiệp.
Mặc dù cần thiết, biệt ngữ cũng cảm thấy loại trừ. Bạn không nên cho rằng người nhận sẽ hiểu những ý tưởng kỹ thuật, phức tạp. Nếu không, bạn có thể đe dọa họ. Luôn bắt đầu email bằng các cụm từ chung chung và ngôn ngữ ngắn gọn. Chỉ sử dụng biệt ngữ sau khi bạn đã giới thiệu bản thân và thiết lập ý định của thông điệp.
Mẹo chuyên nghiệp: Tránh các thuật ngữ kỹ thuật và biệt ngữ khi viết thư cho những người ngoài ngành. Nếu bạn phải giải thích chi tiết về các vấn đề quá phức tạp, thay vào đó, hãy tải lên các tài nguyên có liên quan dưới dạng tệp đính kèm lớn.
5. Hành động quá quen thuộc
Giao tiếp tại nơi làm việc không phải lúc nào cũng đòi hỏi thái độ thân thiện, vui vẻ. Những câu chuyện cá nhân, cụm từ bổ sung và những điều vụn vặt sẽ làm rối dòng mở đầu của bạn nếu được đưa ra khỏi ngữ cảnh. Trước khi đặt giọng điệu cho phần giới thiệu của bạn, hãy xem xét mức độ gần gũi của bạn với người nhận. Tôn trọng ranh giới nghề nghiệp của họ.
Những thuật ngữ trang trọng, thừa thãi nghe có vẻ thiếu cá nhân, nhưng một thái độ cáu kỉnh, không phù hợp có thể gây khó chịu. Hãy cá tính mà không hành động quá quen thuộc. Và nếu bạn không chắc chắn về cách tiếp cận của mình, hãy chơi an toàn và nghiêng về giọng điệu trang trọng. Tránh các cụm từ có thể bị hiểu sai. Chỉ áp dụng một thái độ ít trang trọng hơn khi bên kia ấm áp với bạn.
6. Tung ra những câu chuyện cười và những câu chuyện đột ngột
Nhiều nhà tiếp thị thề bằng những lời giới thiệu hài hước qua email. Họ cho rằng những nhận xét dí dỏm sẽ xây dựng mối quan hệ và thu hút sự chú ý của người đọc. Phần giới thiệu hài hước có thể làm cho email của bạn hấp dẫn hơn, nhưng rủi ro lớn hơn lợi ích. Truyện cười rất khó truyền tải qua email.
Ngay cả một cách chơi chữ vui vẻ cũng có thể biến thành một lời xúc phạm nếu bạn sử dụng sai ngữ điệu, cách diễn đạt và ngữ cảnh. Chỉ xem xét sử dụng những câu nói đùa trong các cuộc trò chuyện thông thường với đồng nghiệp mà bạn biết ở mức độ cá nhân. Nếu không, hãy giữ cho email công việc của bạn chuyên nghiệp.
7. Theo định dạng bất thường
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều cung cấp các kiểu phông chữ, kích cỡ và màu sắc giống nhau trong trình xử lý văn bản. Bạn thậm chí có thể tải xuống những cái mới từ các trang web phông chữ miễn phí. Mặc dù phông chữ thể hiện sự sáng tạo, nhưng hãy cẩn thận chọn những phông chữ bạn sử dụng trong các thông điệp chuyên nghiệp. Không phải ai cũng đánh giá cao các định dạng khác thường.
Để đảm bảo an toàn, hãy sử dụng kiểu mặc định khi viết email công việc. Các thiết kế kỳ quặc không chỉ thiếu chuyên nghiệp mà còn ảnh hưởng đến khả năng đọc. Ví dụ: nền trắng làm mất đi màu sáng, trong khi kích thước phông chữ lớn khiến người đọc không chú ý đến văn bản nhỏ hơn.
Có nhiều cách chuyên nghiệp hơn để thể hiện sự sáng tạo. Thay vì chơi với các phông chữ, hãy thể hiện tài năng của bạn bằng cách xây dựng một trang web từ đầu, tải lên các nội dung có liên quan hoặc tạo một danh mục đầu tư bằng văn bản.
8. Đưa ra những cảnh báo hung hăng
Các nhà tiếp thị như những người trong hình trên bắt đầu email của họ với một thời hạn đã được tạo sẵn. Mặc dù thu hút sự chú ý, nhưng nó cũng gây phiền nhiễu. Ngay cả các ngân hàng thương mại và người cho vay cũng tự giới thiệu trước khi bắt tay vào kinh doanh. Nếu tin nhắn của bạn mở ra với một cảnh báo tích cực, người đọc sẽ coi nó là thư rác.
Khám phá những cách khác mà bạn có thể tạo ra sự khẩn cấp. Thay vì dẫn đầu về thời hạn, điều hiếm khi ảnh hưởng đến việc mua hàng, hãy nhấn mạnh giá trị của ưu đãi trong thời gian giới hạn của bạn. Triển vọng không phản ứng tốt với các phương pháp tiếp cận tích cực.
Nhưng nếu bạn có thể tránh thêm thời hạn vào dòng mở đầu của mình, hãy làm như vậy. Cung cấp giá trị trước khi tạo ra sự khẩn cấp. Chốt giao dịch mà không giải thích đề xuất của bạn sẽ khiến bạn trông có vẻ tự đề cao và tuyệt vọng. Lưu CTA của bạn cuối cùng.
Bắt đầu email với phần mở đầu mạnh mẽ, chuyên nghiệp
Dòng mở đầu “hoàn hảo” không tồn tại. Thay vì dựa vào các mẫu, hãy tạo phần giới thiệu độc đáo phù hợp với mục đích thông điệp của bạn và cộng hưởng với người nhận. Hãy nhớ rằng: phần giới thiệu chung chung, quá lạm dụng không bao giờ mang lại kết quả.
Mặc dù dòng mở đầu của bạn tạo nên âm hưởng cho email của bạn, nhưng đừng dành toàn bộ thời gian cho nó. Email công việc bao gồm một số phần. Bạn nên kiểm tra bản nháp của mình để tìm những lỗi bất cẩn khác, ví dụ: dòng chủ đề trống, lỗi ngữ pháp và tệp đính kèm bị thiếu.