Ngừng nói, “Tôi hy vọng bạn là người phù hợp cho việc này” trong email công việc. Thông điệp sai hướng hiếm khi gợi ra một phản ứng tích cực. Chúng khiến bạn có vẻ không chắc chắn và thiếu chuyên nghiệp vì đã không nghiên cứu kỹ về người liên hệ của bạn.
Tạo thói quen xác minh người nhận. Dưới đây là bảy mẹo để đảm bảo bạn luôn tìm được người liên hệ phù hợp cho email công việc.
1. Google người bạn cần nhắn tin
Trước bất cứ điều gì khác, hãy thử sử dụng Google. Đó là một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ với hơn 100 nghìn tỷ trang được lập chỉ mục. Bạn có thể tra cứu bất cứ ai. Tìm kiếm nhanh sẽ hiển thị hồ sơ mạng xã hội, trang web cá nhân, ảnh, blog, kinh nghiệm làm việc và chi tiết liên hệ của họ.
Xem xét cơ sở dữ liệu mở rộng của Google, các kết quả tinh chỉnh cần các truy vấn chính xác. Bạn có thể không tìm thấy thông tin liên quan trừ khi bạn biết tên đầy đủ của người đó. Ví dụ: “Jose Luansing Jr.” có 7.350 lượt truy cập. Trong khi đó, gõ “Jose” trên Google sẽ tạo ra 2,6 tỷ trang, điều này sẽ gây khó khăn cho việc sắp xếp.
Để có kết quả tinh tế, hãy cung cấp thông tin bổ sung cho Google. Nếu bạn chỉ biết tên của người đó, hãy tìm kiếm trang web công ty hoặc doanh nghiệp của họ. Hầu hết các thương hiệu đều có trang Meet the Team. Sử dụng ví dụ trên, việc thêm “makeuseof.com writer” vào cụm từ “Jose” sẽ cắt giảm kết quả xuống còn 10,1 triệu.
Những người có tên phổ biến rất khó tìm. Trừ khi họ có sự hiện diện trực tuyến mạnh mẽ, nếu không họ sẽ không xuất hiện trong một vài Google SERPs đầu tiên. Những cái tên như John, Joe, Smith và Mary có hàng tỷ lượt truy cập. Ngay cả đối với những người có ảnh hưởng và người nổi tiếng, việc vượt qua những nhân vật lịch sử có tên giống nhau sẽ không hề dễ dàng.
Thay vì lướt qua hàng trăm kết quả tìm kiếm, hãy chuyển sang phương tiện truyền thông xã hội. Bạn vẫn sẽ đưa ra một số lượt truy cập. Tuy nhiên, hầu hết các nền tảng cho phép bạn lọc các tùy chọn của mình dựa trên vị trí, bạn bè chung, trình độ học vấn và công việc. Bạn sẽ không lãng phí thời gian vào những kết quả không liên quan.
Khi bạn tìm thấy hồ sơ của khách hàng tiềm năng, hãy tìm địa chỉ email chuyên nghiệp của họ. Không thêm hoặc theo dõi họ. Không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi có đồng nghiệp và đối tác kinh doanh trên mạng xã hội.
Khám phá các mạng xã hội thích hợp nếu bạn không thể tìm thấy người liên hệ của mình trên Twitter, Facebook hoặc Instagram. Nhiều người thích sử dụng các kênh không chính thống.
3. Đoán email và kiểm tra chéo trên Google
Đoán địa chỉ email liên quan đến ít sự không chắc chắn hơn mọi người nghĩ. Mặc dù quá trình này yêu cầu thử và sai, nhưng bạn không cần phải nhắn tin cho những người lạ ngẫu nhiên. Chỉ cần kiểm tra chéo các chi tiết liên lạc trực tuyến. Với Google, các nền tảng dịch vụ gửi thư và các trang truyền thông xã hội, bạn sẽ loại bỏ chính xác những dự đoán sai.
Địa chỉ email công việc theo các định dạng tương tự. Giả sử bạn đang tìm kiếm thông tin liên hệ của Jose Luansing, một nhân viên viết bài tại MakeUseOf. Địa chỉ email của anh ấy có thể là:
- jose@makeuseof.com
- jose.luansing@makeuseof.com
- jluansing@makeuseof.com
- joseluansing@makeuseof.com
- luansing@makeuseof.com
- luansingj@makeuseof.com
- josel@makeuseof.com
- j.luansing@makeuseof.com
- luansing.jose@makeuseof.com
- luansingjose@makeuseof.com
Sau khi liệt kê các kết hợp có thể, hãy tìm kiếm chúng trực tuyến. Facebook, Twitter và Instagram thường ẩn địa chỉ email—bạn sẽ may mắn hơn khi xác minh chúng trên Google và LinkedIn.
Ngoài ra, hãy kiểm tra xem địa chỉ email có hồ sơ Gmail hay không. Nhập các địa chỉ tiềm năng của bạn vào bản nháp Gmail, sau đó di chuột qua từng địa chỉ liên hệ. Trong ảnh bên dưới, chỉ có một địa chỉ có hồ sơ.
4. Sử dụng Nền tảng tra cứu WHOIS
Các mẹo trên chỉ hoạt động khi theo dõi các cá nhân. Bạn có thể thấy chúng không hữu ích nếu bạn cần liên hệ với chủ sở hữu trang web mà bạn không biết. Các công ty hiếm khi giới thiệu quản trị viên web của họ. Trong hầu hết các trường hợp, trang Meet the Team của một thương hiệu bao gồm những người sáng lập, giám đốc điều hành, ban giám đốc và quản lý cấp trung.
Để tìm thông tin kỹ thuật về một trang web, hãy sử dụng các công cụ tra cứu WHOIS. Họ có thể cho bạn biết bất kỳ chủ sở hữu miền nào, chi tiết liên hệ, thông tin công ty đăng ký và vị trí đã đăng ký. Một số trang web thậm chí tiết lộ số lượng kinh doanh của họ. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn đã xin phép và giới thiệu bản thân trước khi gọi.
5. Hỏi mạng của bạn
Nếu nghiên cứu của bạn đi vào ngõ cụt, hãy yêu cầu trợ giúp trực tuyến. Xem liệu ai đó sẽ hướng dẫn bạn đến người hoặc bộ phận bạn cần. Ai biết? Bạn bè trực tuyến của bạn có thể biết người liên lạc của bạn. Bạn thậm chí có thể yêu cầu giới thiệu thông thường để không phải gửi một email lạnh lùng.
Tải lên một bài đăng ngắn gọn trên các nền tảng truyền thông xã hội của bạn. Đề cập đến bộ phận hoặc người mà bạn đang tìm kiếm, giải thích lý do tại sao bạn cần họ và hỏi cách tốt nhất để liên lạc. Hy vọng rằng, một người nào đó từ bên trong trả lời bạn. Nếu không, hãy thu thập thông tin chi tiết hữu ích—sử dụng chúng để tạo kết quả chính xác trên Google và phương tiện truyền thông xã hội.
Để có phản hồi tốt hơn, hãy truy cập các nhóm dành riêng cho ngành. Giả sử bạn cần chi tiết liên hệ của một blogger cụ thể. Thay vì đăng lên tường của bạn, hãy hỏi xung quanh các cộng đồng về các nhà văn tự do.
Mặc dù các mẹo trên mang lại kết quả chính xác, nhưng việc thực hiện chúng cần có thời gian. Bạn có thể dành vài giờ để tìm kiếm các trang trên Google hoặc hỏi xung quanh trên mạng xã hội.
Nếu bạn đang theo dõi nhiều người, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ tra cứu email. Mặc dù hầu hết các nền tảng cao cấp đều tính phí đăng ký, nhưng chúng xác minh chính xác hàng loạt địa chỉ email. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
chúng ta hãy lấy Snov.io làm ví dụ. Gói Starter có giá từ 30 đến 39 USD một tháng. Tuy nhiên, nó xác minh đồng thời hàng nghìn địa chỉ email, ngoài ra bạn có thể trích xuất tất cả các địa chỉ email đã đăng ký trong một miền.
7. Chỉ cần gửi email của bạn
Nếu bạn vẫn không thể theo dõi địa chỉ email chính xác mặc dù đã áp dụng các mẹo trên, hãy tìm các giải pháp thay thế. Ít nhất, khách hàng tiềm năng của bạn nên được thu hẹp lại. Tìm những người được liên kết với người liên hệ của bạn và xem ai có thể giúp bạn.
Như mọi khi, hãy duy trì giọng điệu thích hợp. Mặc dù bạn không chắc chắn về người nhận của mình, nhưng hãy tránh những dòng chung chung, nửa vời khiến email trở nên thiếu chuyên nghiệp, chẳng hạn như:
- Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt.
- Mà nó có thể quan tâm.
- Xin chào tất cả mọi người!
- Tôi hy vọng bạn là người thích hợp cho việc này.
Nhớ: Mọi người thường xuyên nhận được hàng tá email. Bạn cần nội dung được cá nhân hóa phù hợp với nhu cầu của bên kia để vượt qua tiếng ồn. Nếu không, bạn sẽ không truyền tải được thông điệp của mình. Và thay vì sử dụng những tuyên bố từ chối trách nhiệm chung chung, hãy giải thích tình huống của bạn. Nếu bạn lịch sự và chân thành, người nhận sẽ hướng dẫn bạn đến đúng người liên hệ.
Cho dù bạn đang gửi quảng cáo chiêu hàng hay đặt câu hỏi về công việc, hãy tìm người liên hệ phù hợp. Không có lý do gì cho các email gửi nhầm địa chỉ. Các công cụ tìm kiếm, trang truyền thông xã hội và công cụ tra cứu đã giúp việc xác minh email trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Với một chút nghiên cứu, bạn sẽ tìm thấy thông tin liên lạc của bất kỳ ai.
Ngoài việc kiểm tra lại người nhận, hãy chỉnh sửa phần giới thiệu của bạn. Cắt bỏ các cụm từ chung chung, được sử dụng quá mức. Một dòng mở đầu tự tin, độc đáo gây được tiếng vang với người nhận sẽ làm tăng tỷ lệ mở email của bạn. Chỉ những tin nhắn được cá nhân hóa mới có thể loại bỏ tiếng ồn.